ILOCA: Online Check-In konfigurieren

In den Einstellungen des Online Check-ins kannst du festlegen, welche Daten deine Gäste erfassen müssen, wie sich der Check-in verhält und welche zusätzlichen Funktionen aktiviert werden können. Nachfolgend findest du eine Übersicht über alle verfügbaren Optionen und deren Auswirkungen.

Du findest diese Einstellungen in ILOCA unter Einstellungen > Online Check-In.

Allgemein

Allgemeiner Link zum Online Check-in

Hier findest du den allgemeinen Link zu deinem Online Check-in.

Diesen Link kannst du beispielsweise auf deiner Website einbinden oder an Gäste versenden. Über den Link können Gäste ihre Buchung aufrufen und den Online Check-in durchführen. Zusätzlich wird dieser Link mit der Aufforderungsmail zum Online Check-In geteilt.

QR-Code zum Online Check-in

Mit diesem QR-Code gelangen deine Gäste ebenfalls zum allgemeinen Online Check-in.

Du kannst den QR-Code beispielsweise ausdrucken und an deiner Haustür oder an der Rezeption anbringen.

Pflichtfelder: Buchung suchen

Hier legst du fest, welche Angaben Gäste eingeben müssen, um ihre Buchung aufzurufen.

Je mehr Felder aktiviert sind, desto genauer erfolgt die Zuordnung der Buchung. Gleichzeitig müssen Gäste entsprechend mehr Informationen eingeben.

Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir, möglichst viele Pflichtfelder zu aktivieren.

Pflichtfelder: Hauptgast

Bestimme, welche Angaben der Hauptgast während des Online Check-ins ausfüllen muss.

Nur die ausgewählten Felder werden als Pflichtfelder angezeigt.

Pflichtfelder: Zusatzgäste

Hier definierst du, welche Informationen für zusätzliche Mitreisende erfasst werden müssen.

Dies ist besonders sinnvoll, wenn Meldescheindaten oder Gästeinformationen für alle Reisenden benötigt werden.

Pflichtfelder: Allgemein

Lege fest, welche allgemeinen Informationen während des Check-ins verpflichtend sind.

Dazu gehören beispielsweise die E-Mail-Adresse, die Handynummer oder die Auswahl, ob es sich um eine private oder geschäftliche Reise handelt.

Länder ohne Angabe einer Ausweisnummer

Für die hier ausgewählten Länder wird keine Ausweisnummer als Pflichtfeld abgefragt.

Diese Einstellung eignet sich insbesondere für Länder, bei denen keine Ausweisdaten erfasst werden müssen oder dürfen.

Gruppenbuchung: Check-in Auflistung

Mit dieser Einstellung legst du fest, ob Gästen bei einer Gruppenbuchung nach dem Öffnen des Check-in-Links eine Auflistung aller einzucheckenden Einheiten angezeigt wird.

Der Gast kann anschließend eine Buchung nach der anderen einchecken. Dadurch können die Daten jedes einzelnen Gastes separat erfasst oder überprüft werden.

Ist diese Funktion deaktiviert, muss jede Buchung über den jeweiligen Check-in-Link einzeln geöffnet und durchgeführt werden.

Gästedaten befüllen / überschreiben

Ist diese Einstellung aktiviert, werden die während des Online Check-ins eingegebenen Daten automatisch in der Buchung gespeichert.

Bereits vorhandene Daten werden dabei durch die Angaben des Gastes überschrieben werden.

Leere Rechnungsadressen befüllen

Ist diese Option aktiviert, wird eine leere Rechnungsadresse automatisch mit den im Online Check-in eingegebenen Gastdaten gefüllt.

Bereits vorhandene Rechnungsadressen werden dabei nicht geändert.

Kryptische E-Mail-Adressen von Portalen entfernen

Einige Buchungsportale verwenden anonymisierte bzw. kryptische E-Mail-Adressen (z. B. Booking.com).

Ist diese Funktion aktiviert, wird die kryptische E-Mail-Adresse beim Aufruf des Online Check-ins entfernt. Der Gast muss anschließend seine tatsächliche E-Mail-Adresse eingeben, um den Check-in abzuschließen.

Dadurch wird in der Buchung die echte E-Mail-Adresse des Gastes gespeichert und zukünftige Nachrichten können direkt an ihn versendet werden.

Weiterleitung zu Zugangsdaten

Nach erfolgreichem Abschluss des Online Check-ins kann der Gast automatisch zu den hinterlegten Zugangsdaten weitergeleitet werden.

Ist diese Option deaktiviert, endet der Online Check-in nach Abschluss ohne automatische Weiterleitung. Der Gast erhält die Zugangsdaten dennoch per E-Mail und – sofern eingerichtet – zusätzlich per SMS.

Zugangsdaten: Ab wann anzeigen?

Hier legst du fest, wie viele Stunden vor dem Check-in die Zugangsdaten freigegeben werden.

Beispiel:

• Einstellung: 6 Stunden
• Check-in: 15:00 Uhr
• Die Zugangsdaten werden ab 09:00 Uhr angezeigt.

Custom CSS

Über dieses Feld kannst du eigenes CSS hinterlegen, um das Erscheinungsbild des Online Check-ins individuell anzupassen.

Diese Funktion richtet sich an Nutzer und Webdesigner mit Kenntnissen in HTML und CSS und ermöglicht beispielsweise Anpassungen von Farben, Schriftarten oder Abständen.

Bitte beachte, dass die Konfiguration und Pflege des Custom CSS ausschließlich durch dich als Kunden erfolgt.