ILOCA: Buchung bearbeiten

Letzte Änderung: 07.10.2025 08:23

Anleitung: Buchung bearbeiten

Mit dieser Anleitung können Sie bestehende Buchungen anpassen, Daten korrigieren oder zusätzliche Informationen hinterlegen.

Buchung öffnen

  • Automatisch: Direkt nach dem Anlegen der Buchung öffnet sie sich selbstständig.
  • Manuell:
    • Im Belegungskalender auf die Buchung klicken und „Buchung öffnen“ wählen, oder
    • In der Rubrik „Buchungen“ in der entsprechenden Zeile auf den Stift (Bearbeiten) klicken.

Buchung anpassen

Buchungsdetails

  • Check-in / Check-out Datum ändern.
  • Anreise- und Abreiseuhrzeit eintragen, falls Info vorhanden.
  • Check-in / Check-out Häkchen setzen
    • „Check-in“: Gast ist angereist → im Belegungskalender erscheint ein Haken-Symbol.
    • „Check-out“: Gast ist abgereist → im Belegungskalender erscheint ein gehendes Männchen.

Unterkunft wechseln

  • Unter „Zimmer“ im Drop-down-Menü eine andere Unterkunft auswählen.
    • Grün = verfügbar, Rot = belegt.
  • Alternative: Buchung direkt im Belegungskalender per Drag & Drop verschieben.
  • Wichtiger Hinweis: Soll die Buchung auf einen anderen Standort verschoben werden, kontaktieren Sie bitte den Support.

Gästedaten

  • Daten des Hauptgastes anpassen oder weitere Gäste hinzufügen:
    • Grünes Plus = Gast hinzufügen
    • Rotes Minus = Gast entfernen
  • Gastnachrichten aus der Online-Buchungsmaske (WBE) erscheinen unter „Benachrichtigung von Gast“.
  • Interne Notizen oder Anweisungen für das Reinigungspersonal können im Textfeld ergänzt werden und werden im Reinigungsplan angezeigt.

Weitere Buchungsoptionen

Option Wirkung
Storniert Wird automatisch gesetzt, wenn der Gast über die Buchungsbestätigung/Portale storniert. Bei manueller Stornierung klicken Sie selbst auf „Storniert“.
Blockiert Gast kann nicht einchecken und erhält keine Zugangsdaten. → Im Belegungskalender erscheint ein Blockiert-Symbol.
Fixiert Buchung kann im Kalender nicht mehr verschoben werden. → Im Belegungskalender erscheint ein Schloss-Symbol.
Online Check-in Häkchen wird automatisch gesetzt, sobald der Gast online eingecheckt hat (Modul „Online Check-in“ erforderlich). Bei Bedarf manuell aktivierbar.
Verlängerung Für bereits eingecheckte Gäste, die länger bleiben: Markieren, damit Gäste automatisch versendete Nachrichten nicht doppelt erhalten; kein erneuter Online Check-in nötig ist und der bestehende PIN-Code erhalten bleibt (Module „Automatisierung“ und „Türschließsystem“ erforderlich). → Im Belegungskalender erscheinen zwei Pfeile.
Info Maus über den grauen Info-Button bewegen, um zusätzliche Buchungsinformationen einzusehen.

Die Symbole/Icons können Sie unter Einstellungen > Belegungskalender individuell anpassen.

Verkauf (Warenkorb & Rechnungen)

Warenkorb

  • Gebuchte Unterkünfte und Artikel werden angezeigt.
  • Weitere Artikel über das grüne Plus hinzufügen.
  • Bereits hinterlegte Artikel können angepasst oder neue Artikel manuell hinzugefügt werden.
  • Artikel können einer separaten PRE-Rechnung zugeordnet werden.

Hinweis: Änderungen am Warenkorb sind nur möglich, solange die Rechnung nicht erstellt wurde und sich noch im PRE-Status befindet.

  • An- oder Teilzahlungen können unter „Zahlungen“ erfasst und der entsprechenden Rechnung zugeordnet werden.

Rechnung (PRE-1)

  • Abweichende Rechnungsanschrift hinterlegen.
  • Zahlungsart und Zahlungsstatus einstellen.
  • Wenn gewünscht, Automatische Rechnungserstellung und -versand aktivieren (Modul „Automatisierung“ erforderlich).
  • Bei mehreren Rechnungen kann pro Rechnung eine eigene Anschrift definiert werden.
  • Für den manuellen Versand Anrede und Abschlusstext individuell anpassen.
  • Über die „Vorschau“ den Rechnungsentwurf prüfen.
  • Wenn alle Angaben korrekt sind: „+Rechnung erstellen“ klicken.

Kommunikation

  • Für die manuelle Kommunikation die jeweilige Nachrichtenvorlage im Drop-down-Menü auswählen und Sprache festlegen.
  • Empfängeradresse anpassen, CC/BCC hinzufügen.
  • Nachrichtentext vor dem Versand bei Bedarf ändern und Layout anpassen.

Zugangsdaten

Dieser Bereich ist abhängig vom genutzten Türschließsystem.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den Support.

Verlauf

  • Hier finden Sie den kompletten Buchungs- und Kommunikationsverlauf mit Bearbeitungs-/Versanddatum und Bearbeitender/Absender (System oder Benutzer).
  • Mit einem Klick auf eine blau hinterlegte Nachricht können Sie deren Inhalt öffnen.

Tipp: Prüfen Sie nach jeder Anpassung, ob alle Daten korrekt gespeichert wurden, damit Automatisierungen (wie Rechnungsversand oder Zugangsdaten) fehlerfrei funktionieren.