DATEV: Zuweisung von Sach- und Debitorenkonten

Unsere Hotelsoftware erzeugt Ausgangsrechnungen im Namen der Unterkunft und sendet diese per Email an die Gäste. Unsere DATEV-Schnittstelle kann diese Ausgangsrechnungen mit Sach- und Debitorenkonten vorkontieren und anschließend Ihrer Buchhaltung in unterschiedlichen DATEV-Formaten übermitteln.

Übermittelte Dateien

Folgende Dateien werden an die Buchhaltung übermittelt:

• ZIP-Datei (LEDGER) für Import in Unternehmen online via Belegtransfer
• CSV-Datei für Import in DATEV Rechnungswesen

In den Dateien sind neben den Belegbildern im PDF-Format auch Meta-Informationen enthalten, wie z.B. Sach- und Debitorenkonten, Kostenstellen und Buchungstexte. Diese Meta-Informationen werden von ILOCA nach Ihren Vorgaben automatisch den Rechnungspositionen zugewiesen.

Benötigte Informationen

Damit wir die Schnittstelle aktivieren können, benötigen wir folgende Informationen:

• Beraternummer
• Mandantennummer
• Email-Adresse der Buchhaltung (für automatischen Versand der Export-Dateien)
• Liste mit gewünschten Sach- und Debitorenkonten
• Optional: Gewünschte Kostenstellen und Buchungstexte

DATEV Anforderungen

Damit die Dateien in DATEV importiert werden können, müssen folgende Anforderungen eingehalten werden:

• Debitorenkontonummern müssen mind. 5-stellig sein (ab 10000)
• Sachkontonummer dürfen eine beliebige Länge haben

Mögliche Konten-Zuweisungen

Bei der Zuweisung von Sach- und Debitorenkonten sowie den Meta-Daten zu den einzelnen Rechnungspositionen ist unsere Software sehr flexibel. Beispielhaft wären folgende Zuweisungen konfigurierbar:

• SKR03 / SKR04
• Umsatzsteuer-Satz
• Verwendete Buchungsquelle (Website, Booking.com, Airbnb, Expedia, Manuelle Eintragung, ...)
• Verwendete Zahlungsart (Kreditkarte, PayPal, Sofortüberweisung, Zahlung via Booking.com, Zahlung via Airbnb, Zahlung via Expedia, ...)
• Erster Buchstabe des Firmen-/Nachnamens des Kunden bzw. Gastes
• ...

Beispiel #1

Sachkonten nach SKR03

• 8300: Erlöse 7% (z.B. Übernachtung)
• 8400: Erlöse 19% (z.B. Frühstück)
• 8200: Erlöse 0% (z.B. Kurtaxe)

Debitorenkonten nach Buchungsquelle

• 10100: Website
• 10200: Booking.com
• 10300: Airbnb
• 10400: Expedia
• 10500: Manuell angelegte Buchungen

Beispiel #2

Sachkonten nach SKR04

• 4300: Erlöse 7% (z.B. Übernachtung)
• 4400: Erlöse 19% (z.B. Frühstück)
• 4200: Erlöse 0% (z.B. Kurtaxe)

Debitorenkonten nach Zahlungsart

• 20100: Kreditkarte
• 20200: Giropay
• 20300: Sofortüberweisung / Klarna
• 20400: PayPal
• 20500: Manuelle Überweisung / Rechnung
• 20600: Zahlung via Booking.com
• 20700: Zahlung via Airbnb
• 20800: Zahlung via Expedia