Expedia: Besonderheiten bezüglich Rechnungen und Abrechnungen

In diesem Artikel möchten wir die Besonderheiten von Expedia im Bezug auf Rechnungsstellung und Abrechnung beleuchten.

Rechnungsstellung an den Gast

Bei Expedia gibt es zwei unterschiedliche Modelle, wie Gäste buchen und bezahlen können:

• Hotel Collect: Die Unterkunft muss den Buchungsbetrag vom Gast manuell während des Aufenthalts einsammeln bzw. die virtuelle Kreditkarte von Expedia belasten. In diesem Fall muss das Hotel dem Gast eine Rechnung schreiben.
• Expedia Collect: Hier sammelt Expedia das Geld vom Gast ein und überweist das Geld auf das Konto der Unterkunft. In diesem Fall erhält der Gast von Expedia eine Rechnung und die Unterkunft darf keine Rechnung an den Gast ausstellen.

Während die Unterkunft bei Hotel Collect das Geld selbst einsammeln muss und verpflichtet ist dem Gast eine Rechnung zu schreiben, sammelt bei Expedia Collect Expedia das Geld vom Gast ein und überweist es auf das Konto der Unterkunft. In diesem Fall darf die Unterkunft jedoch keine Rechnung an den Gast schreiben, sondern muss den Gast an Expedia verweisen, da der Gast von Expedia eine Rechnung erhält.

Oft sind beide Zahlungsmodelle in einer Unterkunft aktiviert. Falls man möchte, dass nur Expedia Collect aktiv ist, muss man sich einmal an den Expedia Support wenden mit der Bitte zur Umstellung.

Buchungsbeträge in ILOCA

Angenommen ein Gast bucht auf Expedia einen Aufenthalt im Wert von 100€ und die Vermittlungsprovision von Expedia beträgt 15%.

Im Falle einer Expedia Collect Buchung behält Expedia die 15% ein und überweist der Unterkünft 100€ - 15% = 85€. Dieser Betrag von 85€ (Provision bereits abgezeogen) wird auch über den Channelmanager an ILOCA übermittelt, sodass bei Expedia Collect Buchungen in ILOCA immer nur der Betrag angezeigt wird, von welchem die Provision bereits abgezogen wurde.

Bei einer Hotel Collect Buchung werden ILOCA die vollen 100€ übermittelt, sodass wir dem Gast auch eine korrekte Rechnung über die vollen 100€ ausstellen können. In diesem Fall erhält die Unterkunft von Expedia eine Rechnung über die 15% Provision = 15€, welche anschließend via Bankeinzug automatisch beglichen wird.

Dokumente zur Abrechnung

Leider erhält man von Expedia bzgl. Expedia Collect keine ordentliche Provisionsabrechnung, die man bei seinem Steuerbüro einreichen kann, sondern nur einen sog. "Remittance Advice" via Email (siehe Screenshot unten). Dieser gilt in Deutschland leider nicht als offizielles Dokument und kann daher für die Steuer oftmals nicht verwendet werden. Einige Steuerbüros können diese "Remittance Advice" dennoch buchen, bitte sprechen Sie darüber mit Ihrem Steuerberater.

Als Alternativ hat ILOCA die Möglichkeit für jede Expedia Collect Buchung eine Rechnung an die Rechnungsadresse von Expedia auszustellen und zu versenden. Dadurch können die Zahlungsflüsse von Expedia an die Unterkunft mit den Ausgangsrechnungen an Expedia belegt werden.

Bitte stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, welche der beiden Varianten angewendet werden sollen. Geben Sie anschließend unserem Support Bescheid, damit wir die gewünschte Einstellung hinterlegen können.

Beispiel einer Remittance Advice Email

Nachfolgend ein Beispiel, wie eine Remittance Advice Email aussieht, die man von Expedia als Nachweis für die Überweisungen von Expedia Collect Buchungen erhält. Die Daten im Screenshot wurden anonymisiert bzw. mit Demo-Daten ersetzt.