Eigentümerabrechnung

Die Eigentümerabrechnung hilft dir dabei, Abrechnungen für Eigentümer zu erstellen. Du entscheidest selbst, welche Unterkünfte oder Buchungseinheiten in einer Abrechnung enthalten sind und ob eine Rechnung oder eine Gutschrift erstellt wird.

Neben festen Beträgen können unter anderem Buchungen, Gäste, Nächte, Buchungseinheiten, Umsätze, OTA-Provisionen, Buchungsquellen und einzelne Leistungspositionen berücksichtigt werden.

Empfehlung: Neue oder geänderte Abrechnungsmodelle sollten immer zuerst mit dem Variablenassistenten und anschließend mit der vollständigen Abrechnungsvorschau geprüft werden.

🌐 Funktionen

Mit der Eigentümerabrechnung kannst du:

• Eigentümer verwalten
• Rechnungsanschriften und Ansprechpartner hinterlegen
• Rechnungen oder Gutschriften erstellen
• beliebig viele Abrechnungsmodelle je Eigentümer anlegen
• Abrechnungen nach Unterkünften oder Buchungseinheiten trennen
• feste und dynamische Abrechnungspositionen verwenden
• Buchungsquellen und Leistungspositionen filtern
• OTA-Provisionen berücksichtigen
• komplexe Berechnungen aus mehreren Abrechnungspositionen aufbauen
• Berechnungen vorab in einer Vorschau kontrollieren
• Entwürfe erzeugen und neu berechnen
• Abrechnungen finalisieren und versenden

👤 Eigentümer

Vor der ersten Eigentümerabrechnung muss mindestens ein Eigentümer angelegt werden.

Für jeden Eigentümer können folgende Informationen hinterlegt werden:

• Stammdaten
• Unternehmensdaten
• Ansprechpartner
• Rechnungsanschrift
• abweichende Rechnungsanschrift
• E-Mail-Adresse
• Dokumenttyp
• Absender
• beliebig viele Abrechnungsmodelle

Als Dokumenttyp stehen Rechnung und Gutschrift zur Verfügung.

Rechnung oder Gutschrift?

ILOCA unterscheidet zwei grundlegende Abrechnungsmodelle:

Bei einer Gutschrift wird häufig mit dem Gesamtumsatz begonnen. Provisionen, Gebühren und sonstige Abzüge werden anschließend als negative Positionen aufgeführt.

Bei einer Rechnung werden normalerweise nur die in Rechnung zu stellenden Gebühren und Provisionen als positive Positionen aufgeführt. Der Gesamtumsatz muss in diesem Modell nicht zwingend Bestandteil der Rechnung sein.

Absender

Über das Feld Absender wird festgelegt, welches Unternehmen auf der erzeugten Rechnung oder Gutschrift als Absender erscheint.

Prüfe vor der ersten Abrechnung, ob das richtige Unternehmen ausgewählt wurde.

⚙️ Einstellungen

Über das Zahnrad oben rechts öffnest du die allgemeinen Einstellungen der Eigentümerabrechnung.

Hier kannst du festlegen:

• Kopftext
• Fußtext
• Standard-Zahlungsart
• Standard-Zahlungsstatus
• automatischen E-Mail-Versand
• geschätzte OTA-Provisionen

Kopf- und Fußtext

Im Kopftext können die Variablen {date_start} und {date_end} verwendet werden.

Beispiel:

Abrechnungszeitraum: {date_start} - {date_end}

Der Fußtext kann beispielsweise einen allgemeinen Hinweis oder einen Abschlusstext enthalten.

Standard-Zahlungsart und Zahlungsstatus

Die hier ausgewählten Werte werden beim Erstellen einer Eigentümerrechnung oder Eigentümergutschrift vorausgewählt.

Der Zahlungsstatus kann nachträglich wie bei anderen Rechnungen in ILOCA angepasst werden.

Automatischer Versand

Ist der automatische Versand aktiviert, wird das Dokument nach der Finalisierung unmittelbar an die beim Eigentümer hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

Ist der automatische Versand deaktiviert, muss die Rechnung beziehungsweise Gutschrift anschließend manuell versendet werden.

Empfehlung: Neue Abrechnungsmodelle zunächst mit deaktiviertem Auto-Versand testen.

Geschätzte OTA-Provisionen

ILOCA verwendet nach Möglichkeit die tatsächlich übermittelte OTA-Provision einer Buchung.

Liegt kein tatsächlicher Kommissionsbetrag vor, beispielsweise bei bestimmten importierten Buchungen, verwendet ILOCA den in den Einstellungen hinterlegten Schätzwert.

Schätzwerte können unter anderem für folgende Portale hinterlegt werden:

• Booking.com
• Airbnb
• Expedia
• FeWo-direkt beziehungsweise VRBO
• weitere Portale
• allgemeiner Standardwert für nicht separat aufgeführte Portale

Tatsächlich übermittelte Kommissionsbeträge haben Vorrang vor den hinterlegten Schätzwerten.

📑 Abrechnungsmodell

Ein Eigentümer kann beliebig viele Abrechnungsmodelle besitzen.

Jedes Modell besteht aus einer oder mehreren Abrechnungspositionen.

Für jede Position definierst du:

• Anzahl
• Titel
• Beschreibung
• Betrag
• Mehrwertsteuer
• inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer
• Unterkünfte beziehungsweise Buchungseinheiten

Aufbau einer Abrechnungsposition

Bei inklusive Mehrwertsteuer ist die Steuer bereits im berechneten Betrag enthalten.

Bei exklusive Mehrwertsteuer wird die Steuer auf den berechneten Betrag aufgeschlagen.

Variablenassistent

Über das Blitzsymbol neben den Feldern Anzahl und Betrag öffnest du den jeweiligen Variablenassistenten.

Im Assistenten kannst du:

• eine Basisvariable auswählen
• Filter hinzufügen
• Modifikatoren anwenden
• Zu- oder Abschläge definieren
• Prozentberechnungen ergänzen
• bei komplexen Formeln Werte vorheriger Abrechnungszeilen verwenden

Der Assistent zeigt eine Live-Vorschau mit realen Werten aus dem vorherigen Monat.

Wichtig: Die Live-Vorschau im Variablenassistenten zeigt nur den Wert des gerade bearbeiteten Feldes beziehungsweise der aktuellen Abrechnungsposition. Das Gesamtergebnis aller Positionen siehst du ausschließlich in der vollständigen Abrechnungsvorschau.

Mit Übernehmen wird die erzeugte Formel in das Feld eingetragen. Eine vorhandene Formel kann über Bearbeiten erneut im Assistenten geöffnet werden.

🔢 Anzahl

Im Feld Anzahl können feste Werte oder dynamische Variablen verwendet werden.

Verfügbare Variablen

Filter

Die Filter werden innerhalb der geschweiften Klammer an die Variable angehängt.

Beispiele:

{bookings|-1}
{guests|-1}
{nights|-1}

Auf- und Abschläge je Buchung

Ein Auf- oder Abschlag bei Gästen oder Nächten wird für jede berücksichtigte Buchung angewendet.

Beispiel:

In einem Zeitraum gibt es sechs Buchungen mit insgesamt 23 Gästen.

Mit:

{guests|-1}

wird je Buchung eine Person abgezogen:

23 Gäste - 6 Buchungen = 17 berechenbare Gäste

Damit lässt sich beispielsweise abbilden, dass die erste Person jeder Buchung kostenlos ist und erst weitere Personen berechnet werden.

Dasselbe Prinzip kann bei Übernachtungen verwendet werden:

{nights|-1}

Dadurch bleibt die erste Nacht jeder Buchung unberechnet.

Praxisbeispiele für „Anzahl“

💶 Betrag

Im Feld Betrag können feste Beträge oder dynamische Umsatzvariablen verwendet werden.

Verfügbare Variablen

Zusätzlich kann ein fester Betrag eingetragen werden.

Wichtig: Wird {revenue} als Betrag verwendet, sollte im Feld Anzahl grundsätzlich 1 stehen. Andernfalls wird der vollständige Umsatz nochmals mit der eingetragenen Anzahl multipliziert.

Beispiel:

Bei 100 Buchungen und 10.000 € Umsatz würde die Kombination aus {bookings} und {revenue} zu folgender unerwünschter Berechnung führen:

100 × 10.000 € = 1.000.000 €

Für Umsatzberechnungen daher verwenden:

Filter und Modifikatoren

Die Filter werden innerhalb der geschweiften Klammer an die Basisvariable angehängt.

Beispiel:

{revenue|net|noc|p:5}

Nettobetrag

Mit |net wird die im Umsatz enthaltene Mehrwertsteuer herausgerechnet.

Beispiel:

{revenue|net}

Der verwendete Nettofaktor kann von einer einfachen pauschalen Berechnung abweichen. Der Grund dafür ist, dass im Warenkorb unterschiedliche Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthalten sein können, beispielsweise:

• 0 %
• 7 %
• 19 %

ILOCA berücksichtigt die Mehrwertsteuer jeder einzelnen Warenkorbposition. Deshalb können bei gemischten Steuersätzen rechnerisch ungewöhnlich wirkende Faktoren entstehen.

OTA-Kommissionen abziehen

Mit |noc werden die OTA-Kommissionen vom Umsatz abgezogen.

Beispiel:

{revenue|noc}

Liegen tatsächliche Kommissionswerte vor, verwendet ILOCA diese. Fehlen tatsächliche Werte, werden die in den Einstellungen hinterlegten Schätzwerte verwendet.

Stornierte Buchungen einbeziehen

Mit |icb können stornierte Buchungen berücksichtigt werden, bei denen aufgrund der Stornobedingungen dennoch Zahlungen angefallen sind.

Beispiel:

{revenue|icb}

Ohne diesen Filter bleiben stornierte Buchungen standardmäßig unberücksichtigt.

Leistungspositionen ein- oder ausschließen

Mit |in: und |ex: können Positionen aus dem Warenkorb der Buchung gefiltert werden.

Beispiele:

{revenue|in:Endreinigung}

{revenue|ex:Endreinigung}

Dabei gilt:

• Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.
• Der vollständige Positionsname muss nicht eingegeben werden.
• Ein eindeutiger Teil des Positionsnamens reicht aus.
• Mehrere Begriffe werden durch Kommas getrennt.
• Sehr kurze Begriffe können unbeabsichtigt mehrere Positionen erfassen.

Beispiel:

{revenue|in:reini}

Dieser Filter kann eine Warenkorbposition mit dem Namen „Reinigungsgebühr“ erfassen.

Mehrere Positionen können so angegeben werden:

{revenue|in:Übernachtung,Mietpreis}

Oder als Ausschluss:

{revenue|ex:Endreinigung,Wäsche,Kurtaxe}

Wichtig: Die Filter durchsuchen ausschließlich die tatsächlichen Warenkorbpositionen der Buchungen. Positionen, die nur innerhalb der Eigentümerabrechnung angelegt wurden, können mit |in: oder |ex: nicht gefiltert werden.

Hinweis zum Ausschlussfilter

In einem internen Test lieferte der Ausschlussfilter kein plausibles Vorschauergebnis. Ausschlussregeln sollten deshalb immer anhand eines bekannten Abrechnungszeitraums kontrolliert werden.

Wird eine korrekt aufgebaute Formel unmittelbar als „Ungültiger Preis“ abgelehnt oder fällt das Ergebnis unerwartet auf 0, sollte die Konfiguration technisch geprüft werden.

Buchungsquellen ein- oder ausschließen

Mit |ins: werden nur bestimmte Buchungsquellen berücksichtigt.

Beispiel:

{revenue|ins:booking,airbnb,expedia}

Mit |exs: werden bestimmte Buchungsquellen ausgeschlossen.

Beispiel:

{revenue|exs:website,other,phone}

Im Variablenassistenten werden auch individuell in ILOCA angelegte Buchungsquellen angezeigt.

Reihenfolge der Berechnung

Ein Teil der Filter wird in einer fest vorgegebenen Reihenfolge angewendet.

Spätere Berechnungsschritte wie:

• Nettoberechnung
• fester Zu- oder Abschlag
• Prozentberechnung
• individuelle Calculate-Berechnung

können im Assistenten sortiert werden.

Die Reihenfolge kann das Ergebnis verändern.

Prüfe deshalb beispielsweise, ob:

1. zuerst Leistungspositionen gefiltert werden,
2. danach OTA-Kommissionen abgezogen werden,
3. anschließend der Nettowert gebildet wird,
4. und erst zum Schluss der Prozentsatz berechnet wird.

Praxisbeispiele für „Betrag“

Das Minuszeichen vor einer Formel wird verwendet, wenn die Position als Abzug dargestellt werden soll.

Beispiel:

-{revenue|noc|p:15}

🌐 Kombinationen

Mehrere Filter können innerhalb derselben Formel kombiniert werden.

Nur den Mietumsatz berücksichtigen

Wenn der Mietpreis als Warenkorbposition vorhanden und einheitlich benannt ist, empfiehlt sich ein Positivfilter.

Beispiel:

{revenue|in:Mietpreis|noc|net|p:5}

Dabei muss Mietpreis durch den tatsächlich verwendeten Namen oder einen eindeutigen Teil des Positionsnamens ersetzt werden.

Ein Positivfilter ist häufig sicherer als eine lange Ausschlussliste. Neu angelegte Zusatzleistungen fließen dadurch nicht versehentlich in die Berechnungsgrundlage ein.

Empfohlenes Vorgehen:

1. Im Feld Anzahl den Wert 1 eintragen.
2. Im Betragsassistenten Revenue auswählen.
3. „Nur bestimmte Leistungspositionen“ aktivieren.
4. Einen eindeutigen Begriff aus dem Namen der Mietpreisposition eintragen.
5. NOC aktivieren.
6. Bei Bedarf Netto aktivieren.
7. Den vereinbarten Prozentsatz eintragen.
8. Das Ergebnis mit einem bekannten Zeitraum prüfen.

💡 Typische Modelle

Ferienwohnungsverwalter

Portalumsätze getrennt

{revenue|ins:booking|noc}

{revenue|ins:airbnb|noc}

{revenue|ins:fewodirekt,vrbo|noc}

{revenue|exs:booking,airbnb,fewodirekt,vrbo}

Grundgebühr und Umsatzprovision

Bei vier Einheiten, 20 Buchungen, 10.000 € Umsatz und 1.500 € OTA-Kommission ergibt sich:

Grundgebühr:       4 × 25,00 €                         = 100,00 €
Umsatzprovision:   (10.000,00 € - 1.500,00 €) × 10 % = 850,00 €
Buchungsgebühr:    20 × 1,00 €                         = 20,00 €
Gesamt:                                              = 970,00 €

Bereinigter Umsatz mit separat definierten Gebühren

Sind Reinigung, Wäsche oder andere Gebühren nicht in den Warenkörben der Buchungen vorhanden, sondern werden ausschließlich in der Eigentümerabrechnung berechnet, können sie nicht über |in: oder |ex: aus dem Umsatz gefiltert werden.

In diesem Fall werden die einzelnen Werte als separate Abrechnungszeilen angelegt:

1. Gesamtumsatz
2. OTA-Kommission
3. City Tax
4. Reinigungsgebühr
5. Wäsche
6. Provision auf den bereinigten Umsatz

Die Provisionszeile wird unterhalb der abzuziehenden Positionen angelegt. Über Calculate können die Werte der vorherigen Zeilen in die Berechnungsgrundlage aufgenommen werden.

Die getrennte Darstellung ist für den Eigentümer nachvollziehbarer als eine einzige lange Formel.

🧮 Calculate-Berechnung

Die Funktion Calculate beziehungsweise C ermöglicht:

• individuelle Korrekturen
• feste Zu- und Abschläge
• Berechnungen mit Buchungen, Gästen oder Nächten
• den Zugriff auf Werte vorheriger Abrechnungszeilen
• eine anschließende Prozentberechnung

Calculate wird insbesondere benötigt, wenn eine Gebühr nicht im Warenkorb der Buchung vorkommt, sondern ausschließlich als eigene Zeile in der Eigentümerabrechnung angelegt wurde.

Werte vorheriger Zeilen

ILOCA berechnet die Positionen von oben nach unten.

Deshalb können im Assistenten nur Werte aus vorherigen Zeilen verwendet werden. Spätere Positionen stehen noch nicht zur Verfügung.

Die Reihenfolge der Positionen ist daher entscheidend.

Wichtig: Vorzeichen beachten

Sind vorherige Abzugspositionen bereits negativ, müssen diese Werte in der Calculate-Berechnung addiert werden, damit sie die Berechnungsgrundlage reduzieren.

Beispielprinzip:

Basisumsatz + negative OTA-Kommission + negative Gebühr

Das Pluszeichen wirkt zunächst ungewohnt. Ein erneutes Minus vor einem bereits negativen Betrag würde den Wert wieder addieren.

Beispiel:

5.000,00 € + (-500,00 €) + (-250,00 €) = 4.250,00 €

Bei 20 % Provision:

4.250,00 € × 20 % = 850,00 €

Empfehlung: Calculate nur für komplexe Modelle verwenden. Für einfache Umsatzprovisionen reichen die normalen Variablen, Filter und Modifikatoren aus.

📅 Abrechnungszeitraum

Beim Erstellen einer Eigentümerabrechnung wird zunächst der gewünschte Abrechnungszeitraum festgelegt.

Für die Zuordnung einer Buchung wird das Check-out-Datum verwendet.

Das bedeutet:

• Wählst du den Monat März, werden die Buchungen berücksichtigt, deren Check-out im März liegt.
• Das Check-in-Datum spielt für die Zuordnung keine Rolle.
• Eine Buchung, die sich über mehrere Monate erstreckt, wird dem Monat ihres Check-outs zugeordnet.
• Jede Buchung wird dadurch genau einer Eigentümerabrechnung zugewiesen.

Beispiele

🏨 Unterkünfte und Buchungseinheiten

Eine Eigentümerabrechnung ist nicht zwingend an eine einzelne Unterkunft gebunden.

Du entscheidest, welche Unterkünfte oder Buchungseinheiten in einem Abrechnungsmodell berücksichtigt werden.

Dadurch lassen sich beispielsweise folgende Fälle abbilden:

• Ein Eigentümer besitzt mehrere Unterkünfte.
• Mehrere Eigentümer teilen sich eine Unterkunft.
• Einzelne Apartments gehören unterschiedlichen Eigentümern.
• Für verschiedene Wohnungen gelten unterschiedliche Provisionen.
• Für unterschiedliche Buchungsportale gelten unterschiedliche Modelle.

Alle Unterkünfte

Wird keine Unterkunft oder Buchungseinheit eingeschränkt, gilt das Abrechnungsmodell für alle zugeordneten Unterkünfte beziehungsweise Einheiten.

Nur eine Unterkunft

Wähle ausschließlich die gewünschte Unterkunft aus.

Es werden nur Buchungen dieser Unterkunft berücksichtigt.

Nur eine Buchungseinheit

Wähle ausschließlich die gewünschte Buchungseinheit aus.

Es werden nur Buchungen dieser Buchungseinheit berücksichtigt.

Unterschiedliche Provisionen

Ein Eigentümer besitzt zwei Ferienwohnungen:

Abrechnung 1

• Wohnung A
• 15 % Verwaltungsprovision

Abrechnung 2

• Wohnung B
• 20 % Verwaltungsprovision

➕ Mehrere Abrechnungen pro Eigentümer

Ein Eigentümer kann beliebig viele Abrechnungsmodelle besitzen.

Dies eignet sich beispielsweise für:

• unterschiedliche Provisionsmodelle
• verschiedene Unterkünfte
• getrennte Reinigungskosten
• unterschiedliche Buchungsportale
• verschiedene Eigentumsanteile

Über Weitere Abrechnung hinzufügen kannst du zusätzliche Abrechnungsmodelle erstellen.

Abrechnungsnummer und Dokumentgruppierung

Über die Abrechnungsnummer wird gesteuert, ob mehrere Abrechnungsbereiche auf demselben Dokument oder auf getrennten Dokumenten erscheinen.

Mehrere Abrechnungsbereiche mit derselben Nummer werden in einem gemeinsamen PDF zusammengefasst.

Unterschiedliche Nummern erzeugen getrennte Rechnungen beziehungsweise Gutschriften.

🧾 Welche Buchungen werden berücksichtigt?

Grundsätzlich können unter anderem folgende Buchungen in die Eigentümerabrechnung einfließen:

• abgeschlossene Buchungen
• offene Buchungen
• nachträglich geänderte Buchungen
• teilweise erstattete Buchungen

Standardmäßig werden stornierte Buchungen nicht berücksichtigt.

Sollen stornierte Buchungen einbezogen werden, verwende den Filter:

|icb

Ob ein Umsatz aus einer stornierten Buchung berücksichtigt werden soll, hängt von den vereinbarten Stornobedingungen und dem jeweiligen Abrechnungsmodell ab.

🛒 Berechnungsgrundlage

Für die Berechnung verwendet ILOCA den aktuellen Warenkorb der jeweiligen Buchung.

Dadurch werden unter anderem berücksichtigt:

• nachträgliche Preisänderungen
• hinzugefügte Zusatzleistungen
• geänderte Leistungspositionen
• Erstattungen
• unterschiedliche Steuersätze der Warenkorbpositionen

Ob für die Buchung bereits eine Rechnung erstellt wurde, hat keinen Einfluss auf die Eigentümerabrechnung.

Warenkorbpositionen und Abrechnungspositionen

Es muss zwischen zwei Arten von Positionen unterschieden werden:

1. Warenkorbpositionen der Buchung
2. Positionen innerhalb der Eigentümerabrechnung

Filter wie |in: und |ex: durchsuchen ausschließlich die Warenkorbpositionen der Buchungen.

Eine Reinigungsgebühr, Wäschepauschale oder City Tax, die nur als eigene Zeile in der Eigentümerabrechnung angelegt wurde, kann nicht mit diesen Filtern aus {revenue} entfernt werden.

Für solche Positionen muss die Calculate-Berechnung mit vorherigen Abrechnungszeilen verwendet werden.

🔍 Eigentümer filtern

Über die Eigentümerauswahl oberhalb der Übersicht kannst du die angezeigten Eigentümer filtern.

Dieser Filter dient ausschließlich der Übersicht.

Er hat keinen Einfluss auf:

• die Erstellung von Entwürfen
• die Finalisierung
• den Versand
• das Löschen von Entwürfen

👁️ Abrechnungsvorschau

Über Abrechnungsvorschau kannst du das vollständige Ergebnis eines Abrechnungsmodells prüfen, ohne bereits einen Entwurf erzeugen zu müssen.

Die Vorschau zeigt:

• die einzelnen Abrechnungspositionen
• die berechneten Werte
• verwendete Umsätze
• berücksichtigte OTA-Provisionen
• Zu- und Abschläge
• bei komplexen Positionen die einzelnen Berechnungsschritte
• den Gesamtbetrag

Auch zurückliegende Monate können ausgewählt werden. Dadurch kann die Konfiguration mit bekannten historischen Werten geprüft werden.

Kontrolliere insbesondere:

• Sind die richtigen Unterkünfte und Buchungseinheiten enthalten?
• Stimmen Buchungs-, Gäste- und Nächtezahlen?
• Werden die richtigen Buchungsquellen verwendet?
• Funktionieren die Leistungsfilter wie erwartet?
• Werden Stornierungen richtig behandelt?
• Werden OTA-Kommissionen korrekt abgezogen?
• Stimmt die Reihenfolge der Berechnungsschritte?
• Sind die Vorzeichen bei Rechnungen und Gutschriften korrekt?
• Stimmen Nettobetrag, Prozentwert und Gesamtergebnis?

📄 Eigentümerabrechnungen erstellen

Über Neue Eigentümerabrechnung erzeugst du einen oder mehrere Entwürfe.

Dabei legst du fest:

• Abrechnungszeitraum
• Eigentümer
• Unterkünfte beziehungsweise Buchungseinheiten
• Berechnungsoptionen

Je nach Oberfläche können die Abrechnungen für:

• einen Eigentümer,
• mehrere Eigentümer
• oder alle Eigentümer

erzeugt werden.

Nach dem Start der Berechnung erstellt ILOCA zunächst Entwürfe.

📄 Entwürfe

Neue Eigentümerabrechnungen werden zunächst als Entwurf erstellt.

Dadurch können alle Berechnungen vor der endgültigen Erstellung geprüft werden.

Kontrolliere insbesondere:

• Zeitraum
• Eigentümer
• Unterkünfte und Buchungseinheiten
• Umsätze
• OTA-Provisionen
• Reinigungskosten
• Zusatzleistungen
• Steuerberechnung
• einzelne Abrechnungspositionen
• Gesamtsumme

Über Berechnung ansehen kann der vollständige Rechenweg geprüft werden.

Dort werden unter anderem angezeigt:

• enthaltene Buchungen
• berücksichtigte Umsätze
• OTA-Kommissionen
• angewendete Filter
• einzelne Berechnungsschritte
• Grundlage einer Prozentberechnung

Diese Ansicht eignet sich insbesondere zur technischen Prüfung, wenn ein Ergebnis nicht nachvollziehbar erscheint.

📑 Mehrere Entwürfe

Für denselben Eigentümer und denselben Zeitraum können mehrere Entwürfe vorhanden sein.

Dies eignet sich beispielsweise zum Vergleich unterschiedlicher Abrechnungsmodelle.

Nicht mehr benötigte Entwürfe können:

• einzeln gelöscht
• oder gesammelt über Alle Entwürfe löschen entfernt werden.

🔄 Entwurf neu berechnen

Ein Entwurf kann jederzeit neu berechnet werden.

Dies empfiehlt sich beispielsweise nach:

• Preisänderungen
• neuen Buchungen
• geänderten Warenkörben
• nachträglichen Erstattungen
• aktualisierten OTA-Provisionen
• Änderungen am Abrechnungsmodell

Wichtig: Bei einer Neuberechnung werden manuelle Änderungen am Entwurf verworfen.

🌐 Portalprovisionen

ILOCA übernimmt OTA-Provisionen nach Möglichkeit automatisch.

Dabei gilt:

• Liegt die tatsächliche Portalprovision vor, wird dieser Wert verwendet.
• Liegt keine tatsächliche Provision vor, verwendet ILOCA den in den Einstellungen hinterlegten Schätzwert.
• Der allgemeine Schätzwert greift, wenn für das betreffende Portal kein eigener Wert vorhanden ist.

Geschätzt werden können unter anderem:

• Booking.com
• Airbnb
• Expedia
• FeWo-direkt beziehungsweise VRBO
• weitere Portale

✅ Eigentümerabrechnung finalisieren

Nach erfolgreicher Prüfung kann der Entwurf finalisiert werden.

Je nach ausgewähltem Dokumenttyp erstellt ILOCA:

• eine Eigentümerrechnung
• oder eine Eigentümergutschrift

Nach der Finalisierung erhält das Dokument eine fortlaufende Nummer.

Wichtig: Finalisierte Eigentümerabrechnungen können nicht mehr direkt bearbeitet werden. Sind Änderungen erforderlich, muss das Dokument gegebenenfalls storniert und anschließend neu erstellt werden.

📧 Versand

Finalisierte Eigentümerabrechnungen können per E-Mail versendet werden.

Der Versand erfolgt an die beim Eigentümer hinterlegte E-Mail-Adresse.

Ist keine E-Mail-Adresse vorhanden, kann kein automatischer Versand erfolgen.

Ist der Auto-Versand aktiviert, wird die Eigentümerabrechnung unmittelbar nach der Finalisierung versendet.

Bei deaktiviertem Auto-Versand muss das Dokument manuell versendet werden.

💳 Zahlungsstatus

Eigentümerrechnungen und Eigentümergutschriften verwenden dieselben Zahlungsstatus wie andere Rechnungen in ILOCA.

Mögliche Status sind beispielsweise:

• Offen
• Teilweise bezahlt
• Bezahlt
• Überfällig

Der Zahlungsstatus kann nachträglich angepasst werden.

🔐 Berechtigungen

Die Eigentümerabrechnung steht Benutzern mit der entsprechenden Berechtigung zur Verfügung.

Berechtigte Benutzer können unter anderem:

• Eigentümer anlegen
• Eigentümer bearbeiten
• Eigentümer löschen
• Abrechnungsmodelle ändern
• Entwürfe erstellen
• Entwürfe löschen
• Entwürfe neu berechnen
• Eigentümerabrechnungen finalisieren
• Eigentümerabrechnungen versenden

💡 Tipps

• Verwende für unterschiedliche Objekte separate Abrechnungsmodelle.
• Nutze Portalfilter, wenn je Buchungsportal unterschiedliche Provisionen gelten.
• Verwende bei Revenue-Berechnungen im Feld Anzahl grundsätzlich 1.
• Nutze möglichst den Variablenassistenten, statt komplexe Formeln vollständig manuell einzugeben.
• Verwende einen Positivfilter, wenn ausschließlich eine eindeutig benannte Mietposition berücksichtigt werden soll.
• Verwende Calculate, wenn abzuziehende Gebühren nur als Zeilen der Eigentümerabrechnung und nicht im Warenkorb vorhanden sind.
• Ordne bei Calculate alle benötigten Positionen oberhalb der berechneten Position an.
• Beachte, dass bereits negative Werte in Calculate addiert werden müssen, damit sie den Basisbetrag reduzieren.
• Prüfe Ein- und Ausschlussfilter immer anhand bekannter Buchungen.
• Kontrolliere sowohl die Vorschau der einzelnen Position als auch die vollständige Abrechnungsvorschau.
• Prüfe Entwürfe immer vor der Finalisierung.
• Aktiviere den Auto-Versand erst, wenn das Abrechnungsmodell erfolgreich getestet wurde.
• Verwende geschätzte OTA-Provisionen nur, wenn keine tatsächlichen Provisionsdaten verfügbar sind.
• Für komplexe Eigentümerstrukturen sind mehrere übersichtliche Abrechnungsmodelle häufig besser als ein einziges Modell mit sehr vielen Positionen.

Empfohlenes Testverfahren

1. Wähle eine überschaubare Unterkunft oder Buchungseinheit.
2. Verwende einen bekannten vergangenen Abrechnungszeitraum.
3. Notiere die erwarteten Buchungszahlen, Umsätze, Warenkorbpositionen und OTA-Provisionen.
4. Erstelle die Formel über den Variablenassistenten.
5. Prüfe die Live-Vorschau der aktuellen Position.
6. Öffne anschließend die vollständige Abrechnungsvorschau.
7. Kontrolliere bei Filtern mindestens eine einbezogene und eine ausgeschlossene Buchung beziehungsweise Position.
8. Prüfe bei Calculate-Formeln die Reihenfolge und Vorzeichen aller verwendeten Zeilen.
9. Erzeuge einen Entwurf.
10. Vergleiche den Entwurf mit der Abrechnungsvorschau und deiner Kontrollrechnung.
11. Finalisiere die Eigentümerabrechnung erst nach erfolgreicher Prüfung.

Häufige Fehlerquellen

• Revenue mit einer Anzahl größer als 1: Der Gesamtumsatz wird dadurch mehrfach berechnet.
• Filter außerhalb der geschweiften Klammer: Die Filter gehören innerhalb der Formel an die Basisvariable.
• Feldvorschau mit Gesamtvorschau verwechselt: Der Assistent zeigt nur die aktuelle Position.
• Falsche Filterebene: |in: und |ex: durchsuchen Warenkorbpositionen, nicht andere Zeilen der Eigentümerabrechnung.
• Zu allgemeiner Suchbegriff: Teilbegriffe können mehrere unerwünschte Positionen erfassen.
• Negative Position erneut subtrahiert: Ein bereits negativer Betrag muss in Calculate addiert werden, damit er die Grundlage reduziert.
• Falsche Zeilenreihenfolge: Calculate kann nur auf vorherige Zeilen zugreifen.
• Ungeprüfter Ausschlussfilter: Bei „Ungültiger Preis“ oder einem unplausiblen Nullwert sollte die Konfiguration technisch geprüft werden.
• Ungewöhnlicher Nettofaktor: Unterschiedliche Steuersätze im Warenkorb können zu einem gemischten Faktor führen.
• Fehlende OTA-Kommission: Ohne tatsächlichen Wert wird die hinterlegte Schätzung verwendet.
• Manuelle Änderungen vor einer Neuberechnung: Diese werden bei der Neuberechnung verworfen.
• Auto-Versand zu früh aktiviert: Fehlerhafte Abrechnungen könnten unmittelbar versendet werden.

Kurzreferenz

Anzahl:
{bookings}       Anzahl Buchungen
{guests}         Anzahl Gäste
{nights}         Anzahl Übernachtungen
{units}          Anzahl Buchungseinheiten

Mengenfilter:
|+X              X je Buchung addieren
|-X              X je Buchung abziehen

Beträge:
{revenue}        Umsatz
{commission}     OTA-Provision

Betragsfilter:
|net             Nettobetrag
|noc             OTA-Kommissionen abziehen
|icb             stornierte Buchungen einbeziehen
|+X              X Euro addieren
|-X              X Euro abziehen
|p:X             X Prozent berechnen
|in:text1,text2  nur passende Warenkorbpositionen
|ex:text1,text2  passende Warenkorbpositionen ausschließen
|ins:quellen     nur angegebene Buchungsquellen
|exs:quellen     angegebene Buchungsquellen ausschließen

Calculate:
C                individuelle Berechnung und Werte vorheriger Zeilen