ILOCA: Checkliste vor Live-Gang

Damit beim Live-Gang Ihrer Unterkunft alles perfekt funktioniert und im Nachhinein keine Probleme bzw. Unklarheiten auftreten, überprüfen Sie bitte folgende Einstellungen und Daten in der ILOCA Hotelsoftware.

Unterkünfte (nur Multi-Property)

Dieser Abschnitt ist für Sie nur relevant, wenn Sie mehrere Unterkünfte an verschiedenen Standorten mit ILOCA verwalten. Bitte überprüfen Sie in diesem Fall unter dem Hauptmenü-Punkt Unterkünfte folgende Dinge:

• Alle gewünschten Unterkünfte vorhanden?
• Adresse
• Zugeordnetes Unternehmen
• WLAN-Daten
• Daten auf Rechnungen und Gutschriften (dazu einmal das Präfix anklicken und die Daten auf der Rechnung prüfen)
• Präfixe (vor allem das Rechnungs- und Gutschriftenpräfix, da diese für die fortlaufenden Rechnungsnummern verwendet werden. Hier bitte darauf achten, dass zumindest jede Firmierung ein eigenes Präfix aufweist, damit die Rechnungskreisläufe pro Firma separat laufen. Bei Unterkünften der selben Firma kann das selbe oder unterschiedliche Rechnungspräfixe verwendet werden)

Zimmer- bzw. Wohnungskategorien

Bitte überprüfen Sie unter dem Hauptmenü-Punkt Kategorien im Abschnitt Zimmer folgende Dinge. Einige Dinge können nur überprüft werden, indem eine Zimmerkategorie mit dem gelben Stift zur Bearbeitung geöffnet wird.

• Alle gewünschten Zimmer- bzw. Wohnungskategorien vorhanden?
• Stimmt die maximale Personenanzahl?
• Stimmt die minimale / maximale Nächteanzahl? (Diese gelten als Standardwerte, können aber unter Preise & Regeln tagesgenau überschrieben werden).
• Ist der Zimmertitel korrekt? Dieser erscheint auch auf Buchungsbestätigungen, Rechnungen und in der Online-Buchungsmaske. Er kann mit dem gelben Stift direkt bearbeitet werden.
• Mit dem gelben Stift bitte noch Fotos für jeder Unterkunft hochladen, damit diese auf der Online-Buchungsmaske angezeigt werden können.

Zimmer bzw. Wohnungen

Bitte überprüfen Sie unter dem Hauptmenü-Punkt Verwaltung im Abschnitt Zimmer folgende Dinge. Einige Dinge können nur überprüft werden, indem ein Zimmer mit dem gelben Stift zur Bearbeitung geöffnet wird.

• Stimmen die Namen und Zimmernummern?
• Stimmen die zugeordneten Zimmerkategorien?
• Sind alle gewünschten Zimmer für die Website / Portale / Statistik geöffnet bzw. gesperrt?
• Sind die Variablen der Zimmer wunschgemäß angelegt und befüllt?

Artikel

Bitte überprüfen Sie unter dem Hauptmenü-Punkt Artikel folgende Dinge:

• Sind alle gewünschten Artikel mit den korrekten Preisen hinterlegt?
• Falls Sie Reinigungsgebühren berechnen: Stimmen diese mit den Brutto-Beträgen bei Booking.com / Airbnb überein?

Raten

Bitte überprüfen Sie unter dem Hauptmenü-Punkt Raten folgende Dinge. Einige Dinge können nur überprüft werden, indem eine Rate mit dem gelben Stift zur Bearbeitung geöffnet wird.

• Sind alle gewünschten Raten hinterlegt?
• Sind die bei der Rate hinterlegten Standard-Preise korrekt? (Diese können mit dem Hauptmenüpunkt "Preise & Regeln" jederzeit tagesgenau überschrieben werden.
• Stimmen die Stornobedingungen der Raten?
• Sind die inkludierten Ratenartikel korrekt (z.B. Reinigungsgebühr / Kurtaxe, ...)

Preise & Regeln

Bitte überprüfen Sie unter dem Hauptmenü-Punkt Preise & Regeln folgende Dinge:

• Hier bitte alle Sonderpreise und -buchungsregeln eintragen, die vom Standard abweichen. Entweder direkt oder mit dem Massen-Bearbeitungstool.

Vorlagen

Bitte prüfen Sie unter Vorlagen, ob der Inhalt der Buchungsbestätigung, Check-In Information und der Zugangsdaten für Sie passend ist und ändern ggf. etwas ab. Falls Variablen entfernt oder ergänzt werden sollen, können Sie uns gerne Bescheid geben.

Wenn Sie das Automatisierungsmodul gebucht haben, kontrollieren Sie bitte auch den Versand-Zeitpunkt der jeweiligen Vorlagen.

Bestehende Buchungen

• Bestehende, künftige Booking.com Buchungen werden automatisiert importiert. Eventuell allerdings ohne die Adresse, Telefonnummer und Email der Gäste. Diese müssen dann von Ihnen nach dem Import mit den Daten des Booking.com Extranets vervollständigt werden. Dies ist nur für den erstem Import erforderlich, alle künftig eintreffenden Booking.com Buchungen werden alle Daten enthalten.
• Bestehende Buchungen von anderen Buchungsportalen wie Airbnb & Expedia, sowie manuell angenommene Buchungen (z.B. per Email und Telefon) müssen manuell in ILOCA eingetragen werden. Zumindest müssen die entsprechenden Zeiträume in ILOCA blockiert werden, damit es nach dem Live-Gang nicht zu Doppelbuchungen kommt.

Blockierte Zeiträume

Falls Sie an bestimmten Zeiträumen in der Zukunft nicht buchbar sein möchten (z.B. Betriebsferien oder Weihnachten) müssen für diese Zeiträume in ILOCA Blockierungen angelegt werden. Andernfalls können diese Zeiträume über die Buchungsportale gebucht werden.

Blockierungen können Sie über den Hauptmenü-Punkt Zeiträume blockieren anlegen und verwalten. Alternativ können Sie Blockierungen auch direkt im Belegungskalender einfügen, indem Sie mit der Maus einen bestimmten Zeitraum markieren und anschließend Blockierung auswählen und diese anlegen.

Buchungsregeln

Unter dem Hauptmenü-Punkt "Preise & Regeln" bzw. "Buchungsregeln", finden Sie in den Registerkarten die aktuellen Einstellungen zur minimalen und maximalen Nächteanzahl sowie Regeln, wenn die An- und Abreise erlaubt werden soll. Bitte kontrollieren Sie diese Regeln sorgfältig und teilen Sie uns Unstimmigkeiten vor dem Live-Gang mit, damit Sie keine Buchungen erhalten, die nicht Ihren Vorgaben entsprechen.

Preise

Unter dem Hauptmenp-Punkt "Raten" sowie "Preise & Regeln" bzw. "Kategorienspiegel" finden Sie die aktuell hinterlegten Preise für Ihre Zimmer bzw. Wohnungen. Bitte kontrollieren Sie diese sorgfältig und teilen Sie uns Unstimmigkeiten vor dem Live-Gang mit, damit Sie keine Buchungen mit falschen Preisen erhalten.

Angaben auf Rechnungs-Vorlage

Unter dem Hauptmenü-Punkt Rechnungen klicken Sie oben auf Neue Rechnung und im sich öffnenden Popup unten auf Vorschau. Es öffnet sich die leere Rechnungsvorlage. Bitte überprüfen Sie alle Angaben auf der Rechnungsvorlage auf Korrektheit. Falls etwas geändert werden muss, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

SEPA-Lastschrift-Mandat

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie in ILOCA Ihr persönliches SEPA-Mandat erstellen können. Unter Einstellungen > Stammdaten > SEPA-Mandat haben Sie die Möglichkeit, das Lastschrift-Mandat als vorausgefülltes PDF herunterzuladen oder auszudrucken.

Sobald das Formular ausgefüllt und unterschrieben an support@iloca.de zurückgesendet wird, können zukünftige ILOCA-Rechnungen automatisch von Ihrem Bankkonto eingezogen werden. Dies ist eine praktische Option, um den Zahlungsprozess zu vereinfachen.