ILOCA: E-Rechnungen aktivieren

ILOCA unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen ausschließlich im ZUGFeRD-Format. Diese Rechnungen entsprechen optisch einer klassischen PDF-Rechnung, enthalten zusätzlich jedoch eingebettete maschinenlesbare XML-Daten, die eine automatisierte Weiterverarbeitung beim Rechnungsempfänger ermöglichen.

Wichtig: Die XML-Daten sind Bestandteil der ZUGFeRD-PDF. Eine separate XML-Datei wird nicht mitgeliefert. Andere E-Rechnungsformate, beispielsweise die reine XML-basierte XRechnung, werden von ILOCA nicht erstellt.

Nach der Aktivierung werden alle neu erstellten Rechnungen automatisch im ZUGFeRD-Format erzeugt.

⚙️ Unternehmensdaten vervollständigen

Bevor das E-Rechnungs-Format aktiviert werden kann, müssen die Unternehmensdaten vollständig hinterlegt sein.

1. Zu den Unternehmensdaten navigieren

   • Multi-Property: Unterkünfte > Unternehmen
   • Single Property: Einstellungen > Stammdaten

2. Unternehmensdaten prüfen

   • Sicherstellen, dass alle erforderlichen Unternehmensdaten vollständig und korrekt eingetragen sind.

3. Änderungen speichern

   • Die Angaben speichern.

Hinweis: Vollständige Unternehmensdaten sind eine zwingende Voraussetzung für die Erstellung von E-Rechnungen.

📄 E-Rechnungs-Format aktivieren

1. Zu den Buchhaltungseinstellungen navigieren

   • Einstellungen > Buchhaltung

2. E-Rechnungs-Format aktivieren

   • Die Option „E-Rechnungs-Format“ aktivieren.

3. Änderungen speichern

   • Die Einstellungen speichern.

✅ Automatische Erstellung von E-Rechnungen

Nach erfolgreicher Aktivierung:

• werden alle neu erstellten Rechnungen automatisch im ZUGFeRD-Format erzeugt.
• enthalten die Rechnungen weiterhin das gewohnte PDF-Layout.
• sind die für die elektronische Verarbeitung erforderlichen XML-Daten direkt in die PDF-Datei eingebettet.
• wird keine separate XML-Datei erzeugt oder mitgeliefert.
• werden ausschließlich ZUGFeRD-Rechnungen und keine reinen XML- beziehungsweise XRechnungsdateien erstellt.

🔍 E-Rechnung prüfen

Eine mit ILOCA erstellte ZUGFeRD-Rechnung kann mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Validator von easybill geprüft werden. Der Validator unterstützt ZUGFeRD-PDFs und prüft die eingebetteten Rechnungsdaten unter anderem anhand der europäischen Norm EN 16931.

1. Rechnung herunterladen

   • Eine neu erstellte Rechnung als PDF-Datei herunterladen.

2. E-Rechnungs-Validator öffnen

   • Den E-Rechnungs-Validator von easybill aufrufen.

3. Rechnung hochladen

   • Die PDF-Datei per Drag-and-drop in das Upload-Feld ziehen oder über „Datei auswählen“ hochladen.

4. Validierung starten

   • Die Funktion „E-Rechnung validieren“ auswählen.

5. Prüfergebnis kontrollieren

   • Das Prüfergebnis sowie mögliche Fehler, Warnungen und Hinweise prüfen.

Der Validator kann beispielsweise technische Fehler, fehlende Pflichtfelder, unstimmige Berechnungen oder Probleme mit dem verwendeten ZUGFeRD-Profil anzeigen.

Hinweis: Für die Prüfung wird die vollständige PDF-Rechnung hochgeladen. Eine separate XML-Datei ist nicht erforderlich, da die XML-Daten bereits in der ZUGFeRD-PDF enthalten sind.

Ein erfolgreiches Validierungsergebnis bestätigt die technische und strukturelle Konformität der E-Rechnung. Es ersetzt jedoch nicht die Prüfung der Rechnung auf inhaltliche und steuerliche Richtigkeit.

📝 Zusammenfassung

Für die Nutzung von E-Rechnungen sind lediglich zwei Schritte erforderlich:

1. Die Unternehmensdaten vollständig hinterlegen.
2. Das E-Rechnungs-Format unter Einstellungen > Buchhaltung aktivieren.

Nach der Aktivierung werden alle zukünftigen Rechnungen automatisch und ausschließlich im ZUGFeRD-Format erstellt. Die maschinenlesbaren XML-Daten sind direkt in der PDF-Datei eingebettet; eine separate XML-Datei wird nicht mitgeliefert.

Zur technischen Überprüfung kann die erstellte PDF-Datei in den E-Rechnungs-Validator von easybill hochgeladen und validiert werden.