Digitale Gästemappe einrichten

Mit der digitalen Gästemappe von ILOCA lassen sich wichtige Informationen und ausgewählte Funktionen für Gäste online bereitstellen. Es können eigene Informationsseiten erstellt, mehrere Sprachen gepflegt, buchungsbezogene Module aktiviert und individuelle Cover für verschiedene Standorte hinterlegt werden.

🚀 Digitale Gästemappe öffnen

1. In ILOCA anmelden.
2. Im linken Menü Einstellungen öffnen.
3. Digitale Gästemappe auswählen.
4. Je nach gewünschter Aufgabe zwischen Allgemein, Seiten und Covers wechseln.

⚙️ Bereich „Allgemein“

Im Bereich Allgemein werden die Gästemappe aktiviert, die verfügbaren Module und Sprachen ausgewählt sowie das Erscheinungsbild und die Anzeige der Zugangsdaten festgelegt.

🛠️ Allgemeine Einstellungen

💾 Nach einer Änderung abschließend auf Speichern klicken.

🟢 Status festlegen

Über das Feld Status wird bestimmt, ob die digitale Gästemappe verwendet werden kann.

🧩 Module auswählen

Unter Aktivierte Module wird festgelegt, welche Funktionen den Gästen in der digitalen Gästemappe zur Verfügung stehen.

Es kann ein einzelnes Modul oder eine Kombination aus mehreren Modulen ausgewählt werden.

💡 Es sollten nur die Module aktiviert werden, die den Gästen tatsächlich zur Verfügung stehen sollen.

🌍 Sprachen auswählen

Unter Aktivierte Sprachen wird festgelegt, in welchen Sprachen die digitale Gästemappe angeboten wird. Es stehen hierbei zahlreiche Sprachen zur Auswahl und es können mehrere Sprachen gleichzeitig aktiviert werden.

Für jede aktivierte Sprache können anschließend im Bereich Seiten eigene Seitentitel und Inhalte hinterlegt werden.

ℹ️ Die Aktivierung einer Sprache erzeugt keine automatische Übersetzung der individuell erstellten Inhalte. Falls eine Übersetzung gewünscht ist, bitte den ILOCA-Support kontaktieren.

🔑 Anzeige der Zugangsdaten festlegen

Wenn das Modul Zugangsdaten verwendet wird, kann festgelegt werden, unter welchen Voraussetzungen und zu welchem Zeitpunkt die Daten sichtbar werden.

✅ Voraussetzungen

Im Feld Zugangsdaten: Unter welchen Voraussetzungen anzeigen? stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Die Einstellungen eignen sich beispielsweise für Türcodes, Schlüsseltresore oder andere sensible Zugangsinformationen.

🕒 Zeitpunkt

Im Feld Zugangsdaten: Wann anzeigen? wird eingetragen, wie viele Stunden vor dem Check-in die Zugangsdaten sichtbar werden.

Beispiel:

3

Bei diesem Wert werden die Zugangsdaten drei Stunden vor dem Check-in angezeigt, sofern auch die festgelegten Voraussetzungen erfüllt sind.

🎨 Primäre Farbe festlegen

Unter Primäre Farbe kann die Hauptfarbe der digitalen Gästemappe an das Erscheinungsbild der Unterkunft angepasst werden.

Die Farbe wird als Hex-Farbwert eingetragen.

💡 Für eine gute Lesbarkeit sollte auf einen ausreichenden Kontrast zwischen Hintergrund, Texten und Schaltflächen geachtet werden.

💻 Benutzerdefiniertes CSS verwenden

Im Feld Benutzerdefiniertes CSS können zusätzliche Designanpassungen hinterlegt werden.

Damit lassen sich beispielsweise Abstände, Schriftgrößen oder einzelne Gestaltungselemente verändern.

⚠️ Diese Funktion sollte nur mit entsprechenden CSS-Kenntnissen verwendet werden. Fehlerhafte Angaben können die Darstellung der Gästemappe beeinträchtigen.

🔗 Links zur Gästemappe

Im Abschnitt Links zur Gästemappe werden die individuellen Gästemappen-Links für die vorhandenen Standorte angezeigt.

Zu jedem Standort stehen folgende Informationen zur Verfügung:

Der Link kann beispielsweise in folgenden Medien verwendet werden:

• Buchungsbestätigungen
• Anreiseinformationen
• E-Mails vor dem Aufenthalt
• SMS oder Messenger-Nachrichten
• Website der Unterkunft

📌 Da jeder Standort einen eigenen Link besitzt, sollte immer die richtige Adresse für die jeweilige Unterkunft verwendet werden.

📱 QR-Code anzeigen

1. Den gewünschten Standort suchen.
2. In der Spalte QR-Code auf Anzeigen klicken.
3. Den QR-Code für den gewünschten Einsatzzweck verwenden.

Der QR-Code kann beispielsweise auf einem Aufsteller, einem Informationsblatt oder direkt in der Unterkunft bereitgestellt werden.

📄 Bereich „Seiten“

Im Bereich Seiten werden die einzelnen Inhaltsseiten der digitalen Gästemappe erstellt und verwaltet.

In der Übersicht werden folgende Angaben angezeigt:

➕ Neue Seite erstellen

1. Einstellungen > Digitale Gästemappe öffnen.
2. Zum Bereich Seiten wechseln.
3. Auf Neue Seite klicken.
4. Eine Vorlage auswählen.
5. Icon, Titel und Standorte festlegen.
6. Die gewünschten Inhalte ergänzen.
7. Die Seite speichern.
8. Die Seite über das Aktionsmenü aktivieren.

⚠️ Neue Seiten sind zunächst nicht automatisch sichtbar. Nach der Bearbeitung muss die Seite in der Seitenübersicht über die Aktion Aktivieren freigeschaltet werden.

🗂️ Verfügbare Seitenvorlagen

💡 Eine Vorlage dient als Ausgangspunkt. Die enthaltenen Angaben können anschließend angepasst und erweitert werden.

📝 Seiteneinstellungen

Im oberen Bereich des Seiteneditors stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

💾 Nach einer Änderung auf Speichern klicken.

🖼️ Icon auswählen

Das Icon sollte den Inhalt der Seite möglichst eindeutig darstellen.

Beispiele:

• 🚗 Auto für eine Anreisebeschreibung
• 📶 WLAN-Symbol für den Internetzugang
• 📺 Fernseher für die Senderliste
• ⭐ Stern für Bewertungen
• 📅 Kalender für Veranstaltungen

✏️ Titel festlegen

Der Seitentitel sollte kurz und eindeutig formuliert werden.

Beispiele:

• Herzlich willkommen
• Anreise und Parken
• WLAN-Zugang
• Frühstückszeiten
• Informationen von A bis Z

📍 Standorte zuordnen

Eine Seite kann entweder für alle oder nur für bestimmte Standorte verwendet werden.

Eine getrennte Standortzuordnung ist besonders sinnvoll, wenn sich folgende Informationen unterscheiden:

• Adressen
• Anreisewege
• WLAN-Zugangsdaten
• Frühstückszeiten
• Parkmöglichkeiten
• Hausregeln
• Kontaktdaten

🌐 Sprache bearbeiten

Die im Bereich Allgemein aktivierten Sprachen werden oberhalb des Seiteneditors angezeigt.

1. Die gewünschte Sprache auswählen.
2. Den Seitentitel in der ausgewählten Sprache eintragen.
3. Die Inhalte bearbeiten oder übersetzen.
4. Die Änderungen speichern.
5. Den Vorgang für alle weiteren Sprachen wiederholen.

✅ Vor der Freischaltung sollte geprüft werden, ob Titel, Texte und Links in allen angebotenen Sprachen vollständig hinterlegt sind.

🧱 Inhalte bearbeiten

Im Inhaltsbereich werden die eigentlichen Informationen der Seite gepflegt.

Je nach gewählter Vorlage können bereits Inhalte vorhanden sein. Über Inhalt hinzufügen lassen sich weitere Inhaltsbereiche ergänzen.

📖 Textinhalte

Über den Texteditor können unter anderem folgende Inhalte eingefügt und formatiert werden:

• Überschriften
• Absätze
• Hervorhebungen
• Aufzählungen
• Links

📱 Die Texte sollten kurz, verständlich und für die Darstellung auf einem Smartphone geeignet sein.

🔗 Links verwenden

Innerhalb einer Seite können externe oder interne Links hinterlegt werden.

↗️ Externer Link

Ein externer Link kann beispielsweise zu folgenden Zielen führen:

• Website der Unterkunft
• digitale Speisekarte
• Routenplaner
• Buchungsseite
• touristische Informationen
• Restaurant oder Ausflugsziel

Für einen externen Link werden ein verständlicher Titel und die vollständige Internetadresse eingetragen.

Beispiel:

• Titel: Route öffnen
• URL: https://www.example.de

Anschließend den Linktyp Extern auswählen.

🔄 Interner Link

Ein interner Link führt zu einer anderen Seite innerhalb der Gästemappe.

Mögliche Verwendungen:

• von der Willkommensseite zur Seite Anreise,
• von den Gästeinformationen zur Seite WLAN,
• von einer Aufenthaltsinformation zur Seite Bewertung,
• von einer Abschlussseite zu Erneut buchen.

Nach der Auswahl des Linktyps Intern wird die gewünschte Zielseite festgelegt.

🗃️ Seiten verwalten

In der Seitenübersicht stehen für jede Seite verschiedene Aktionen zur Verfügung.

⚙️ Aktionsmenü einer Seite

💡 Eine Seite sollte deaktiviert werden, wenn sie möglicherweise später erneut benötigt wird. Das Löschen empfiehlt sich nur, wenn die Seite dauerhaft nicht mehr gebraucht wird.

📑 Seite duplizieren

Das Duplizieren eignet sich, wenn:

• eine ähnliche Seite für einen anderen Standort benötigt wird,
• eine vorhandene Seitenstruktur wiederverwendet werden soll,
• nur einzelne Inhalte angepasst werden müssen.

✅ Nach dem Duplizieren sollten insbesondere Titel, Standortzuordnung, Sprachversionen und enthaltene Links kontrolliert werden.

🖼️ Bereich „Covers“

Im Bereich Covers wird das Titelbild der digitalen Gästemappe verwaltet.

Das Cover erscheint auf der Startseite der Gästemappe. Es kann ein allgemeines Cover oder ein eigenes Cover für einen bestimmten Standort hinterlegt werden.

📐 Anforderungen an das Cover

Das Cover muss beziehungsweise sollte folgende Voraussetzungen erfüllen:

Geeignete Motive sind beispielsweise:

• Außenansicht der Unterkunft
• Zimmer oder Apartment
• Empfangsbereich
• Landschaft oder Umgebung
• charakteristisches Detail der Unterkunft

⚠️ Es sollten nur Bilder verwendet werden, für die die erforderlichen Nutzungsrechte vorliegen.

⬆️ Neues Cover hochladen

1. Den Bereich Covers öffnen.
2. Unter Neues Cover hochladen auf Datei auswählen klicken.
3. Eine JPEG-Datei auswählen.
4. Das allgemeine Cover oder den gewünschten Standort auswählen.
5. Auf Hochladen klicken.
6. Die Darstellung anschließend in der Gästemappe kontrollieren.

🏨 Allgemeines Cover verwenden

Für ein übergreifendes Titelbild bei der Zuordnung Allgemeines Cover auswählen.

Das allgemeine Cover eignet sich, wenn für alle Unterkünfte dasselbe Motiv verwendet werden soll oder kein eigenes Standort-Cover benötigt wird.

📍 Standortbezogenes Cover verwenden

Wenn mehrere Unterkünfte oder Standorte verwaltet werden, kann jedem Standort ein eigenes Cover zugeordnet werden.

1. Eine JPEG-Datei auswählen.
2. In der Standortauswahl die gewünschte Unterkunft festlegen.
3. Auf Hochladen klicken.
4. Den Vorgang bei Bedarf für weitere Standorte wiederholen.

🗑️ Vorhandene Cover verwalten

In der Cover-Übersicht werden die vorhandenen Bilder und ihre Zuordnungen angezeigt.

⚠️ Vor dem Löschen sollte geprüft werden, welchem Standort das Cover zugeordnet ist und ob bereits ein Ersatzbild zur Verfügung steht.

🧭 Empfohlener Ablauf für eine neue digitale Gästemappe

1. Einstellungen > Digitale Gästemappe öffnen.
2. Im Bereich Allgemein den Status auf Aktiviert setzen.
3. Die benötigten Module auswählen.
4. Die gewünschten Sprachen aktivieren.
5. Die Voraussetzungen für die Anzeige der Zugangsdaten festlegen.
6. Den Zeitpunkt für die Anzeige der Zugangsdaten eintragen.
7. Die Primärfarbe an das Erscheinungsbild der Unterkunft anpassen.
8. Die allgemeinen Einstellungen speichern.
9. Zum Bereich Seiten wechseln.
10. Zunächst eine Willkommensseite erstellen.
11. Weitere Seiten ergänzen, beispielsweise:
    • 🧭 Anreise und Parken
    • 🔑 Check-in und Check-out
    • 📶 WLAN
    • ℹ️ Gästeinformationen A–Z
    • 🗺️ Freizeitempfehlungen
    • ⭐ Bewertung
    • 🔄 Erneut buchen
12. Die Seiten den richtigen Standorten zuordnen.
13. Die Inhalte in allen gewünschten Sprachen pflegen.
14. Interne und externe Links kontrollieren.
15. Die fertigen Seiten aktivieren.
16. Zum Bereich Covers wechseln.
17. Ein allgemeines oder standortbezogenes Cover hochladen.
18. Die Gästemappe über den angezeigten Standortlink öffnen.
19. Die Darstellung auf einem Computer und einem Smartphone kontrollieren.
20. Den QR-Code mit einem Smartphone testen.

✅ Checkliste vor der Veröffentlichung

• [ ] Ist die digitale Gästemappe aktiviert?
• [ ] Sind nur die benötigten Module aktiviert?
• [ ] Sind die gewünschten Sprachen ausgewählt?
• [ ] Sind die Bedingungen für die Anzeige der Zugangsdaten korrekt?
• [ ] Ist der Zeitpunkt für die Anzeige der Zugangsdaten richtig eingestellt?
• [ ] Passt die Primärfarbe zum Erscheinungsbild der Unterkunft?
• [ ] Sind alle benötigten Seiten angelegt?
• [ ] Sind die Seiten den richtigen Standorten zugeordnet?
• [ ] Sind alle Sprachversionen vollständig gepflegt?
• [ ] Sind die gewünschten Seiten aktiviert?
• [ ] Sind unfertige oder veraltete Seiten deaktiviert?
• [ ] Funktionieren alle internen Links?
• [ ] Funktionieren alle externen Links?
• [ ] Wird das richtige Cover angezeigt?
• [ ] Funktionieren die Standortlinks?
• [ ] Wurden die QR-Codes getestet?
• [ ] Wurde die Gästemappe auf einem Computer und einem Smartphone kontrolliert?

🔧 Änderungen werden nicht angezeigt

Falls gespeicherte Änderungen noch nicht in der digitalen Gästemappe sichtbar sind:

1. Prüfen, ob die digitale Gästemappe unter Allgemein aktiviert ist.
2. Prüfen, ob die betreffende Seite aktiviert ist.
3. Die Zuordnung der Seite zum richtigen Standort kontrollieren.
4. Prüfen, ob die richtige Sprachversion bearbeitet wurde.
5. Sicherstellen, dass die Änderungen gespeichert wurden.
6. Die Gästemappe über den Standortlink neu öffnen beziehungsweise neu laden.
7. Den ILOCA-Support kontaktieren, wenn die Änderungen weiterhin nicht angezeigt werden.