Vorlagen anpassen / automatische Nachrichten bearbeiten
- ▪ Übersicht
- ▪ Standardvorlagen
- ▪ Aufbau der Vorlagenübersicht
- ▪ Aktionen
- ▪ Neue Vorlage erstellen
- ▪ Bezug
- ▪ Automatischer Versand
- ▪ Frühester Versand-Zeitpunkt
- ▪ Spätester Versand-Zeitpunkt
- ▪ Mindestbuchungsalter
- ▪ Versandbedingungen
- ▪ Variablen
- ▪ Übersetzungen
- ▪ Dateianhänge
- ▪ Absender
- ▪ SMTP-Server
- ▪ Fehleranalyse bei nicht versendeten Vorlagen
- ▪ Best Practice
Die Vorlagen dienen zur Verwaltung sämtlicher automatischer E-Mails und SMS, die ILOCA an Gäste oder Kunden versendet. Hier können bestehende Vorlagen bearbeitet, neue Vorlagen erstellt sowie automatische Versandregeln eingerichtet werden.
Du findest die Einstellungen in ILOCA auf der linken Seite unter Tools & Links oder alternativ unter Einstellungen.
Übersicht
Im Bereich Vorlagen stehen folgende Bereiche zur Verfügung:
- 📧 E-Mail-Vorlagen
- 📱 SMS-Vorlagen
- 👤 Absender
- 📬 SMTP-Server
Über die Schaltflächen Neue E-Mail und Neue SMS können jederzeit weitere Vorlagen erstellt werden.
💡 Hinweis Eine Vorlage wird nur dann automatisch versendet, wenn sowohl eine passende Unterkunft als auch eine passende Buchungsquelle ausgewählt wurden und alle Versandbedingungen erfüllt sind.
Standardvorlagen
Standardmäßig werden folgende Vorlagen angelegt.
| Vorlage | Beschreibung | Auslöser |
|---|---|---|
| Buchungsbestätigung | Bestätigung einer neuen Buchung. | Nach erfolgreicher Buchung |
| Check-in Informationen | Enthält standardmäßig den Online Check-in bzw. Online-Meldeschein. Dieser muss in der Regel vom Gast ausgefüllt werden, bevor die Zugangsdaten versendet werden. | Vor dem Check-in |
| Zugangsdaten | Versand der Türcodes bzw. Zutrittsinformationen. Standardmäßig erfolgt der Versand erst nach erfolgreichem Online Check-in. | Vor der Anreise |
| Check-out | Informationen zur Abreise. | Vor dem Check-out |
| Rechnung | Versand der Rechnung. | Nach Rechnungserstellung |
| Stornorechnung | Versand einer Stornorechnung. | Nach Erstellung der Stornorechnung |
| Gutschrift | Versand einer Gutschrift. | Nach Erstellung der Gutschrift |
| Zahlungserinnerung | Erinnerung an offene Rechnungen. | X Tage nach Rechnungserstellung |
| Mahnung | Mahnung bei offenen Rechnungen. | X Tage nach Rechnungserstellung |
| Check-in SMS | SMS mit dem Link zum Online Check-in. Idealerweise parallel zur Check-in-E-Mail. | Vor dem Check-in |
| Zugangsdaten SMS | SMS mit den Zugangsdaten. Idealerweise parallel zur E-Mail mit den Zugangsdaten. | Vor der Anreise |
Aufbau der Vorlagenübersicht
In der Übersicht werden alle vorhandenen Vorlagen angezeigt.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung der Vorlage. |
| Bezug | Buchung, Verkauf, Rechnung oder Gutschrift. |
| Empfänger | Gast (Nutzer) oder Kunde (Zahler). |
| Unterkünfte | Für welche Unterkünfte die Vorlage gilt. |
| Quellen | Für welche Buchungsquellen die Vorlage verwendet wird. |
| Auto-Versand | Zeitpunkt des automatischen Versands. |
| Format | HTML oder reiner Text. |
Aktionen
| Symbol | Funktion |
|---|---|
| 👁️ | Vorlage anzeigen |
| ✏️ | Vorlage bearbeiten |
| ❌ | Vorlage löschen |
| 🕒 | Bearbeitungsverlauf anzeigen |
| ↕️ | Reihenfolge ändern |
Neue Vorlage erstellen
Über Neue E-Mail oder Neue SMS kann eine neue Vorlage erstellt werden.
Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:
- Allgemeiner Vorlagenname
- Empfänger
- Bezug
- Format
- Betreff
- Inhalt der Nachricht
- Dateianhänge
- Unterkünfte
- Buchungsquellen
- Automatischer Versand
⚠️ Wichtig Alle Einstellungen außer den Dateianhängen sollten vollständig konfiguriert werden. Werden keine Unterkünfte oder Buchungsquellen ausgewählt, wird die Vorlage nicht automatisch versendet.
Bezug
Der Bezug bestimmt, worauf sich die Variablen innerhalb der Vorlage beziehen und wer die Nachricht erhält.
| Bezug | Verwendung |
|---|---|
| Rechnung / Gutschrift | Alle Variablen beziehen sich direkt auf die Rechnung bzw. Gutschrift. Diese Einstellung eignet sich für Prozesse rund um Zahlungsbelege, Rechnungsversand und Zahlungslinks. Der Fokus liegt immer auf dem jeweiligen Dokument (Rechnung oder Gutschrift), nicht auf der einzelnen Buchung oder dem Gast. |
| Buchung | Die Variablen beziehen sich auf die Buchung selbst. Ist dieser Bezug gewählt, erhält jeder Gast, der zu einer Buchung gehört, die entsprechenden Informationen. Dies gilt auch für Gruppenbuchungen – jeder einzelne Gast erhält die Mitteilung. |
| Verkauf | Ist dieser Bezug gewählt, erhält ausschließlich der buchende Ansprechpartner bzw. der Kunde (Zahler) die entsprechenden Informationen. Einzelne Gäste oder weitere Beteiligte der Buchung erhalten in diesem Fall keine Mitteilungen. |
Automatischer Versand
Der automatische Versand erfolgt, sobald alle Bedingungen erfüllt sind.
Dazu gehören:
- passende Unterkunft
- passende Buchungsquelle
- korrekter Versandzeitpunkt
- definierte Versandbedingungen
- Rechnung bzw. Gutschrift wurde erstellt
- PIN-Code wurde generiert
Der Versandzeitpunkt kann unter anderem relativ zu folgenden Ereignissen festgelegt werden:
- nach Buchung
- vor Anreise
- nach Anreise
- vor Abreise
- nach Abreise
Zusätzlich können folgende Parameter definiert werden:
Frühester Versand-Zeitpunkt
Legt fest, ab wann eine Vorlage versendet werden darf.
Spätester Versand-Zeitpunkt
Das Template wird nur versendet, wenn das Bezugsereignis noch mindestens X Tage in der Zukunft liegt (bei vor Anreise bzw. vor Abreise) oder nicht mehr als X Tage zurückliegt (bei nach Buchung, nach Anreise oder nach Abreise).
Bleibt das Feld leer, besteht keine zeitliche Begrenzung.
Beispiel:
Eine Check-in-E-Mail mit frühestens 5 Tage und spätestens 3 Tage vor Anreise wird ausschließlich versendet, wenn die Anreise noch zwischen drei und fünf Tagen entfernt ist. Bei Last-Minute-Buchungen wird stattdessen nur der spätere Reminder versendet.
Mindestbuchungsalter
Das Template wird nur versendet, wenn die Buchung mindestens X Tage alt ist.
Bleibt das Feld leer, besteht keine Einschränkung.
Beispiel:
Ein Reminder mit einem Mindestbuchungsalter von drei Tagen wird bei Last-Minute-Buchungen (Buchung jünger als drei Tage) nicht versendet. Dadurch erhält der Gast lediglich die Check-in-E-Mail.
Versandbedingungen
Zusätzlich können weitere Bedingungen definiert werden:
- Rechnung bezahlt
- Rechnung nicht bezahlt
- Online Check-in durchgeführt
- Online Check-in nicht durchgeführt
- Buchung ist Verlängerung
- Buchung ist keine Verlängerung
💡 Hinweis Treffen mehrere Vorlagen auf dieselbe Buchung zu, werden alle passenden Vorlagen versendet. Es findet keine Priorisierung statt.
Variablen
Über Variablen Liste können Standardvariablen in die Vorlage eingefügt werden.
Zusätzlich können unter Einstellungen → Stammdaten → Variablen eigene Variablen angelegt werden.
Diese können anschließend unter Verwaltung → Zimmer befüllt und danach in allen Vorlagen verwendet werden.
Übersetzungen
Vorlagen können grundsätzlich in mehreren Sprachen gepflegt werden.
Soll eine Vorlage in eine weitere Sprache übersetzt werden, wende dich bitte an unseren Support. Wir unterstützen dich gerne bei der Einrichtung der zusätzlichen Sprachversionen.
Dateianhänge
Dateianhänge können sowohl allgemein als auch sprachspezifisch hinterlegt werden.
Dadurch können beispielsweise unterschiedliche PDF-Dateien je Sprache automatisch mit der jeweiligen E-Mail versendet werden.
Absender
Im Reiter Absender können die Absenderinformationen für E-Mails und SMS verwaltet werden.
Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Absendername | Der Name, der dem Empfänger als Absender angezeigt wird (z. B. „Hotel Muster“). |
| E-Mail-Antwortadresse | Antworten des Gastes werden an diese E-Mail-Adresse gesendet (Reply-To). |
| SMS-Absender | Alphanumerische Absender-ID, die beim Empfänger anstelle einer Telefonnummer angezeigt wird. Es sind maximal 11 Zeichen erlaubt. Zulässig sind Buchstaben, Zahlen und Bindestriche. |
💡 Hinweis Der Eintrag Allgemein dient als Standard für alle Unterkünfte.
Für jede Unterkunft kann zusätzlich ein eigener Absender hinterlegt werden. Ist für eine Unterkunft ein individueller Eintrag vorhanden, überschreibt dieser automatisch den allgemeinen Standard.
SMTP-Server
Im Reiter SMTP-Server kann ein eigener Mailserver für den Versand von E-Mails eingerichtet werden.
Standardmäßig werden alle E-Mails über noreply@iloca-hotel.de versendet. Dabei wird Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse als Antwortadresse (Reply-To) verwendet.
Möchten Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse als Absender verwenden, können Sie hier die SMTP-Zugangsdaten Ihres E-Mail-Postfachs hinterlegen.
Nach erfolgreicher Einrichtung und Aktivierung werden sämtliche E-Mails über Ihren eigenen Mailserver versendet.
⚠️ Hinweis Achten Sie darauf, die SMTP-Zugangsdaten vollständig und korrekt einzutragen. Fehlerhafte Zugangsdaten können dazu führen, dass keine E-Mails mehr versendet werden können.
Fehleranalyse bei nicht versendeten Vorlagen
Wurde eine automatische E-Mail oder SMS nicht versendet, kann die Ursache direkt in der entsprechenden Buchung überprüft werden.
Öffne hierzu die gewünschte Buchung und wechsle in den Reiter Verlauf. Dort steht der Troubleshooter zur Verfügung.
Der Troubleshooter analysiert die vorhandenen Versandbedingungen und zeigt an, weshalb eine Vorlage nicht versendet wurde.
Mögliche Ursachen sind beispielsweise:
- keine passende Unterkunft ausgewählt
- keine passende Buchungsquelle ausgewählt
- Versandzeitpunkt noch nicht erreicht
- Versandzeitpunkt bereits überschritten
- Online Check-in wurde noch nicht durchgeführt
- Rechnung wurde noch nicht erstellt
- Rechnung ist noch nicht bezahlt
- PIN-Code wurde noch nicht generiert
- weitere Versandbedingungen wurden nicht erfüllt
💡 Hinweis Der Troubleshooter ist die erste Anlaufstelle bei Problemen mit dem automatischen Versand und liefert in den meisten Fällen bereits die Ursache für den ausbleibenden Versand.
Best Practice
✔️ Check-in-SMS parallel zur Check-in-E-Mail versenden.
✔️ Zugangsdaten-SMS parallel zur E-Mail mit den Zugangsdaten versenden.
✔️ Darauf achten, ob die Nachricht an den Gast oder den Kunden (Zahler) gesendet werden soll.
✔️ Unterkünfte und Buchungsquellen immer korrekt auswählen.
✔️ Automatische Vorlagen nach Änderungen immer testen.