ILOCA: Umstellung auf das neue Rechnungsversand-System

1. Rechnungsvorlagen erstellen

Wechseln Sie in den Bereich Vorlagen und klicken Sie oben rechts auf den Button „Rechnungsvorlagen erstellen“.

2. Vorlagen prüfen und anpassen

Nach dem Klick werden automatisch fünf neue Rechnungsvorlagen erstellt:

• Rechnung
• Stornorechnung
• Gutschrift
• Zahlungserinnerung
• Mahnung

Diese Vorlagen erscheinen zunächst durchgestrichen. Sie werden noch nicht automatisch verwendet – bis zur Aktivierung werden weiterhin die bisherigen Vorlagen genutzt.

3. Vorlagen bearbeiten

Sie können alle neuen Vorlagen in Ruhe prüfen und bei Bedarf anpassen.
Solange die neuen Vorlagen nicht aktiviert sind, bleiben die bisherigen weiterhin im Einsatz.

Wichtig:

• Im Feld Bezug muss immer „Rechnung“ bzw. „Gutschrift“ eingetragen sein –
  andernfalls funktionieren die Variablen in der Vorlage nicht korrekt.
• Besonders bei der Vorlage Rechnung muss ein Versandzeitpunkt definiert sein –
  sonst wird keine Rechnung automatisch verschickt.

Vorteil:

Mit dem neuen System können Sie:

• die E-Mail-Vorlagen für den Rechnungsversand direkt im System bearbeiten
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisiert versenden, je nach Zahlungsstatus.

Dadurch gewinnen Sie deutlich mehr Flexibilität und Kontrolle über Ihre Rechnungsprozesse – unabhängig vom Support.

4. Neue Vorlagen aktivieren

Wenn alle Vorlagen geprüft und angepasst wurden, klicken Sie bitte ganz unten auf den Button
„Neue Rechnungsvorlagen aktivieren“.

Ab diesem Zeitpunkt werden alle neuen Rechnungen mit den neuen Vorlagen erstellt und versendet.
Die bisherigen Vorlagen sind dann nicht mehr im Einsatz.

Hinweis:
Die neuen Vorlagen können jederzeit vorbereitet werden. Eine Umstellung erfolgt erst, wenn Sie die neuen Rechnungsvorlagen aktiv aktivieren.