DATEV: Import der Buchhaltungs-Export Dateien von ILOCA

Voraussetzungen

• DATEV Unternehmen online ist für den Mandaten freigeschaltet
• Das Programm DATEV Belegtransfer ist installiert

Export aus ILOCA

Sie haben 2 Möglichkeiten, die Buchunghaltungs-Export-Dateien zu erhalten:

• Manuell: Sie gehen in der Hotelsoftware auf den Hauptmenüpunkt Rechnungen, klicken rechts oben auf Export und laden sich von dort die beiden DATEV-Dateien (CSV + Ledger) herunter.
• Automatisiert: Sie teilen uns die Email-Adresse Ihrer Buchhaltung mit, damit ILOCA die Export-Dateien automatisiert am ersten Tag eines Monats für den vergangenen Monat versenden kann.

Die Export-Dateien im Detail

Sie erhalten für DATEV zwei unterschiedliche Export-Dateien:

• CSV-Datei
  • Diese Datei enthält die Buchungssätze für den Import in DATEV Rechnungswesen (auch Buchungsstapel genannt).
  • Der Name dieser Datei beginnt mit "EXTF_", weshalb die Datei auch manchmal "EXTF-Datei" genannt wird.
  • Diese Datei können Sie direkt in DATEV Rechnungswesen importieren.
• ZIP-Datei
  • Diese Datei enthält die Belegbilder als PDF-Dateien
  • Im ZIP-Archiv existiert zu jeder PDF auch eine XML-Datei, welche wichtige Meta-Informationen wie Sach- und Debitorenkonten für die einzelnen Artikel der Rechnung enthält.
  • Diese ZIP-Datei (nicht entpacken!) muss mit dem Programm DATEV Belegtransfer in Unternehmen Online importiert werden

Hinweis: Die Einträge der CSV-Datei sind über den sog. Beleglink mit den Belegbildern in der ZIP-Datei verknüpft, sodass die Belegbilder in Unternehmen Online automatisch mit dem Buchungssatz in DATEV Rechnungswesen verknüpft werden. Eine manuelle Zuordnung ist nicht nötig.

Einrichtung des DATEV Belegtransfer Programms

Die folgenden Schritt müssen nur einmalig durchgeführt werden.

Falls noch nicht geschehen, laden Sie sich das Programm DATEV Belegtransfer herunter und installieren Sie dieses auf Ihrem PC.

Öffnen Sie das Programm anschließend und klicken Sie oben links auf "Anmelden". Es öffnet sich ein Browser-Fenster, in welchem Sie sich in DATEV Unternehmen Online via SmartLogin (QR-Code) oder mIDentity-Stick (USB-Stick) anmelden können.

Klicken Sie nun im Programm Belegtransfer "Verzechnisse hinzufügen".

Legen Sie im nächsten Schritt fest, in welchem Basisverzeichnis die Unternehmens-Verzeichnisse erstellt werden sollen. Dafür können Sie einen beliebigen Ort auf Ihrem PC festlegen. In diesem Beispiel nutzen wir dafür den Pfad "C:ILOCADATEV". Bei der Benennung der Verzeichnisse können Sie den Standard "Berater-Nr.-Mandanten-Nr." eingestellt lassen oder Ihre Präferenz auswählen. Im dritten Abschnitt können Sie festlegen, ob erfolgreich hochgeladene Dateien sofort gelöscht oder zunächst für eine bestimmte Zeit archiviert werden sollen. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Falls Sie mehrere Unternehmen in einem Unternehmen Online-Account verwalten, wählen Sie im nächsten Schritt aus, für welche Unternehmen Sie die Verzechnis-Struktur anlegen möchten. Falls Sie nur ein Unternehmen verwalten, wird dieser Schritt nicht angezeigt.

Im darauf folgenden Schritt wählen Sie aus, welche Verzeichnisse angelegt werden sollen. Falls Sie außer den ILOCA Rechnungen weitere Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Kassendaten mit Belegtransfer in Unternehmen Online hochladen möchten, lassen Sie z.B. die Ordner "Rechnungseingang", "Rechnungsausgang" und "Kasse" aktiviert. Der Ordner "Sonstige" kann genutzt werden, wenn Sie weitere Unternehmensdokumente in Unternehmen Online hochladen möchten.

Für den Import der ILOCA-Export-Dateien ist es wichtig, dass Sie den Ordner "ohne Belegtyp" und auch dessen Schieberegler "als XML-Schnittstelle konfigurieren" aktivieren. Nur so kann die ZIP-Datei, die Sie von ILOCA erhalten haben, korrekt importiert werden. Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche "Verzeichnisse anlegen".

ILOCA-Export Dateien mit Belegtransfer zu DATEV Unternehmen Online hochladen

Öffnen Sie das Programm "DATEV Belegtransfer" und klicken Sie auf den "Pfeil nach unten" links neben dem Unternehmen, für das Sie die ILOCA-Export-Dateien hochladen möchten. Es erscheint eine Liste der Verzeichnisse dieses Unternehmens.

Prüfen Sie, dass links neben dem Verzeichnis "ohne Belegtyp" das Schnittstellen-Symbol abgebildet ist. Sollte dies nicht der Fall sein, klicken Sie das Verzeichnis mit Rechtsklick an und wählen Sie "Verzeichnis ändern" aus. Im sich öffnenden Dialog aktivieren Sie die Option "XML-Schnittstelle online" und speichern die Änderung.

Ist das Schnittstellen-Symbol neben dem Verzeichnis "ohne Belegtyp" vorhanden, klicken Sie den Listeneintrag "ohne Belegtyp" mit Doppelklick an (Alternativ: Rechtsklick > Ordner öffnen). Damit wird das Verzeichnis im Windows Explorer geöffnet.

Kopieren Sie in dieses Verzeichnis die ZIP-Datei, die Sie von ILOCA erhalten haben. Bitte entpacken Sie die ZIP-Datei dabei nicht!

Wechseln Sie nun zurück zum Programm DATEV Belegtransfer, klicken Sie mit Rechtsklick auf den Listen-Eintrag "ohne Belegtyp" und wählen Sie die Option "Belege hochladen" aus.

Warten Sie bis der Upload der Dateien abgeschlossen ist. Um zu überprüfen, ob der Upload erfolgreich war, können Sie sich das Übertragungsprotokoll ansehen, indem Sie auf den Listen-Eintrag "ohne Belegtyp" einen Rechtsklick ausführen und die Option "Protokoll anzeigen" auswählen.

Für Steuerberater / Überprüfung des Imports in Unternehmen Online

Ob der Import aller Dateien funktioniert hat, erkennen Sie im Import-Protkoll, das Sie in Unternehmen Online an folgender Stelle finden:

Anwendungen > Belege > rechte Seitenleiste: Protokolle > linke Seite: Import > Importprotokoll anzeigen > Importdatum auswählen > Anzeigen

Sie können das Protokoll öffnen, indem Sie auf das kleine "i-Icon" links in der jeweiligen Zeile klicken.

Sollten im Import-Protokoll Fehler auftauchen, nehmen Sie bitte Kontakt mit unserem Support-Team auf, damit wir Ihre Einstellungen prüfen können.

Import der CSV-Datei in DATEV-Rechnungswesen

1. Öffnen Sie DATEV Rechnungswesen
2. Öffnen Sie den Import-Dialog über Buchführung > Vorbereitende Tätigkeiten > Stapelverarbeitung (Doppelklick)
3. Es öffnet sich ein Dialogfenster "Stapelverarbeitung"
4. Klicken Sie dort links oben auf Importieren und wählen Sie die CSV-Datei aus, die Sie von ILOCA erhalten haben (Der Dateiname dieser CSV-Datei beginnt mit "EXTF_") und klicken Sie auf Importieren.
5. Prüfen Sie im folgenden Dialog, ob die CSV-Datei die korrekten Daten enthält und klicken Sie auf Verarbeiten.
6. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster "Stapel anhängen" aus, ob Sie den importierten Buchungsstapel an einen bestehenden anhängen möchten oder ob Sie diesen als neuen Buchungsstapel anlegen möchten.
7. Anschließend erhalten Sie eine Bestätigung über den erfolgreichen Import.
8. Gehen Sie nun zu Buchführung > Belege buchen und öffnen Sie den soeben importieren Buchungsstapel.
9. In der vorderen Spalte BL (Beleg-Link) sehen Sie die Verknüpfung zu den Belegen, die Sie zuvor via ILOCA-ZIP-Datei über "DATEV Belegtransfer" in "Unternehmen online" hochgeladen haben.
10. Sie können nun die Einträge des Buchungsstapels überprüfen und ggfs. korrigieren, bevor Sie diese festschreiben.