Verwaltung von Gutscheinen

Gutscheine verwalten

Mit der Gutschein-Funktion legen Sie Rabattcodes für die Online-Buchung an. Sie bestimmen unter anderem den Rabatt, den Gültigkeitszeitraum, die zulässigen Zimmerkategorien und optionale Einlösebedingungen.

Wichtig: Gutscheine und WBE-Codes gelten ausschließlich für die eigene ILOCA-Online-Buchungsmaske (WBE). Sie können nicht auf Buchungsportalen wie Booking.com oder Expedia eingelöst werden. Falls Sie auf einem Buchungsportal vergleichbare Angebote bereitstellen möchten, müssen Sie diese separat im jeweiligen Portal einrichten.

Gutscheinübersicht öffnen

1. Melden Sie sich im ILOCA-Administrationsbereich an.
2. Wählen Sie im linken Menü Gutscheine.

Die Übersicht zeigt alle aktuell berücksichtigten Gutscheine mit folgenden Angaben:

Über Vergangenheit anzeigen können Sie auch abgelaufene Gutscheine einblenden. Mit Vergangenheit verbergen wechseln Sie zurück zur Standardansicht.

Neuen Gutschein anlegen

1. Klicken Sie in der Gutscheinübersicht auf Neuer Gutschein.
2. Falls Sie mehrere Unterkünfte verwalten, wählen Sie zuerst die Unterkunft aus, für die der Gutschein gelten soll.
3. Füllen Sie die gewünschten Felder aus.
4. Prüfen Sie insbesondere den Gutscheincode, den Rabatt und den Gültigkeitszeitraum.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Allgemeine Angaben

Tipp: Verwenden Sie kurze und gut lesbare Gutscheincodes. Vermeiden Sie leicht verwechselbare Zeichen und prüfen Sie vor dem Speichern die Gültigkeitsdaten.

Zimmerkategorien festlegen

Im Abschnitt Für welche Zimmerkategorien gilt der Gutschein? wählen Sie die Kategorien aus, auf die der Rabatt angewendet werden darf.

• Aktivieren Sie alle gewünschten Zimmerkategorien.
• Nicht ausgewählte Kategorien werden nicht rabattiert.
• Die verfügbaren Kategorien richten sich nach der zuvor ausgewählten Unterkunft.

Optionale Konditionen

Die Konditionen müssen nicht ausgefüllt werden. Eine Bedingung wird erst aktiv, wenn das zugehörige Feld einen Wert enthält.

Check-in-Zeitraum

Mit den beiden Feldern bei Check-in legen Sie einen frühesten und/oder spätesten Anreisetag fest. Der Gutschein rabattiert eine Buchung nur, wenn der vom Gast gewählte Check-in innerhalb dieses Zeitraums liegt.

Sie können auch nur eine der beiden Grenzen angeben. Bleiben beide Felder leer, wird der Check-in nicht eingeschränkt.

Check-out-Zeitraum

Mit den beiden Feldern bei Check-out legen Sie einen frühesten und/oder spätesten Abreisetag fest. Der Gutschein rabattiert eine Buchung nur, wenn der gewählte Check-out innerhalb dieses Zeitraums liegt.

Auch hier kann nur eine Grenze angegeben werden. Ohne Eintrag gibt es keine Einschränkung nach Check-out-Datum.

Anzahl der Übernachtungen

Mit Anzahl Übernachtungen: von / bis begrenzen Sie, wie viele Nächte rabattiert werden.

Beispiel: Bei einer Einstellung von 1 bis 1 wird nur eine Nacht rabattiert. Bucht ein Gast zwei Nächte, erhält nur die erste Nacht den Gutscheinrabatt.

Maximale Zimmeranzahl

Dieses Feld bestimmt, wie viele Zimmer innerhalb einer Buchung höchstens rabattiert werden.

Beispiel: Beim Wert 1 wird nur ein Zimmer rabattiert. Weitere Zimmer im Warenkorb behalten ihren regulären Preis.

Maximale Anzahl Einlösungen

Hier legen Sie fest, wie oft der Gutscheincode insgesamt über die Website eingelöst werden kann. Sobald das Limit erreicht ist, wird der Gutschein automatisch deaktiviert.

In der Gutscheinübersicht sehen Sie sowohl das festgelegte Maximum als auch die Anzahl der bisherigen Einlösungen.

Geschützte Rate über einen WBE-Code anbieten

Neben einem klassischen Gutschein können Sie einen Code direkt an einer Rate hinterlegen. Gibt ein Gast diesen WBE-Code in der Online-Buchungsmaske als Gutschein ein, wird die zugehörige Rate freigeschaltet beziehungsweise sichtbar und kann anschließend gebucht werden.

Diese Funktion eignet sich beispielsweise für:

• Stammkunden- oder Firmenraten
• Angebote für bestimmte Kundengruppen
• nicht öffentlich sichtbare Sonderraten
• Aktionen, bei denen ein bestimmter Tarif statt eines zusätzlichen Rabatts angeboten werden soll

WBE-Code bei einer Rate hinterlegen

1. Öffnen Sie im linken Menü unter Zimmer / Einheiten den Bereich Raten.
2. Suchen Sie die gewünschte Rate in der Übersicht.
3. Öffnen Sie die Rate über das Bearbeiten-Symbol in der Spalte Aktionen.
4. Prüfen Sie, dass der allgemeine Status der Rate auf Aktiv steht.
5. Legen Sie über die Einstellung WBE fest, ob die Rate ohne Code regulär in der Online-Buchungsmaske angeboten werden soll.
6. Tragen Sie im Feld WBE Code den gewünschten Freischaltcode ein.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Im Feld WBE Code können Sie einen oder mehrere Codes hinterlegen. Mehrere Codes werden durch Kommas getrennt.

Verhalten in der Online-Buchungsmaske

• Ist die Rate nicht allgemein in der WBE sichtbar, kann sie durch Eingabe eines hinterlegten WBE-Codes freigeschaltet werden.
• Nach erfolgreicher Eingabe erscheint die zugehörige Rate in der WBE und kann vom Gast ausgewählt und gebucht werden.
• Der Code schaltet eine bestimmte Rate frei. Er ist damit nicht dasselbe wie ein klassischer Gutschein, der einen prozentualen Preisnachlass auf eine Buchung anwendet.
• Ein WBE-Code funktioniert nur in der eigenen ILOCA-WBE und wird nicht an externe Buchungsportale übertragen.

Gutschein oder WBE-Code?

Hinweis: Prüfen Sie bei einer geschützten Rate außer dem WBE-Code auch Preise, Mindest- und Höchstaufenthalt, Zimmerkategorien, Verfügbarkeiten sowie weitere Ratenregeln. Der Code macht die Rate zugänglich, ersetzt aber nicht deren übrige Buchungsbedingungen.

Gutschein bearbeiten

1. Öffnen Sie Gutscheine.
2. Suchen Sie den gewünschten Gutschein in der Tabelle.
3. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Bearbeiten-Symbol.
4. Passen Sie die Angaben an.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Beim Bearbeiten stehen dieselben Felder und Konditionen wie bei der Neuanlage zur Verfügung.

Hinweis: Änderungen an Code, Rabatt, Gültigkeit oder Konditionen können sich auf zukünftige Einlösungen auswirken. Prüfen Sie bestehende Werbemittel und Kundenkommunikation, bevor Sie einen bereits veröffentlichten Gutschein ändern.

Gutschein löschen

In der Spalte Aktionen steht neben der Bearbeitung auch eine Löschfunktion zur Verfügung. Zusätzlich wird im Bearbeitungsfenster die Aktion Löschen angeboten.

Löschen Sie einen Gutschein nur, wenn er nicht mehr benötigt wird. Soll ein Gutschein lediglich nicht mehr einlösbar sein, kann es sinnvoller sein, das Gültigkeitsende anzupassen oder die maximale Anzahl der Einlösungen zu begrenzen.

Abgelaufene Gutscheine finden

Standardmäßig werden vergangene Gutscheine ausgeblendet.

1. Öffnen Sie die Gutscheinübersicht.
2. Klicken Sie auf Vergangenheit anzeigen.
3. Bearbeiten Sie bei Bedarf einen abgelaufenen Gutschein, beispielsweise um den Gültigkeitszeitraum zu verlängern.
4. Klicken Sie auf Vergangenheit verbergen, um wieder nur die aktuelle Auswahl anzuzeigen.

Empfohlene Prüfung vor Veröffentlichung

Kontrollieren Sie vor der Weitergabe eines Gutscheincodes:

• Ist die richtige Unterkunft ausgewählt?
• Sind Titel und Gutscheincode eindeutig?
• Ist der Rabatt korrekt?
• Stimmen Beginn und Ende der Gültigkeit einschließlich Uhrzeit?
• Sind die richtigen Zimmerkategorien aktiviert?
• Sind Check-in- und Check-out-Bedingungen sinnvoll gesetzt?
• Passen Mindest- und Höchstzahl der rabattierten Nächte?
• Ist die maximale Zimmeranzahl korrekt?
• Ist das Einlösungslimit ausreichend und beabsichtigt?
• Falls eine Rate freigeschaltet werden soll: Ist der WBE-Code bei der richtigen Rate hinterlegt und die Rate aktiv?

Häufige Ursachen, wenn ein Gutschein nicht greift

• Der Gutschein liegt außerhalb seines Gültigkeitszeitraums.
• Die gebuchte Zimmerkategorie ist nicht für den Gutschein aktiviert.
• Check-in oder Check-out liegen außerhalb des festgelegten Zeitfensters.
• Die Übernachtungs- oder Zimmeranzahl erfüllt die Konditionen nicht.
• Die maximale Anzahl der Einlösungen wurde erreicht.
• Der Gutscheincode wurde nicht exakt wie hinterlegt eingegeben.
• Der Gutschein wurde für eine andere Unterkunft angelegt.
• Es handelt sich um einen Code für ein Buchungsportal; ILOCA-Gutscheine und WBE-Codes sind dort nicht einlösbar.
• Bei einem WBE-Code ist die zugehörige Rate deaktiviert oder aufgrund ihrer übrigen Raten- und Verfügbarkeitsregeln nicht buchbar.