ILOCA: Angaben auf Rechnungs-PDF bearbeiten

In diesem Artikel beschreiben wir Ihnen, wie Sie die Angaben auf der Rechnungs-PDF, welche an den Gast versendet wird, eigenständig bearbeiten können.

1. Unternehmensdaten vollständig ausfüllen

Bitte stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Unternehmensdaten auf dem aktuellen Stand und korrekt und vollständig bei ILOCA hinterlegt sind:

• Bei Single Property (falls Sie nur eine Unterkunft in ILOCA verwalten):
  Gehen Sie zu Einstellungen → Stammdaten → Unternehmen
  → Tragen Sie dort alle Felder vollständig ein.

• Bei Multi Property (falls Sie mehrere Unterkünfte in ILOCA verwalten):
  Gehen Sie zu Unterkünfte → Unternehmen
  → Klicken Sie bei dem jeweiligen Unternehmen rechts auf die weißen Striche (Aktionen) → Bearbeiten
  → Alle Unternehmensdaten vollständig eintragen.

Welche Daten sollen eingetragen werden?

Hinweis: Nicht alle Felder sind für jedes Unternehmen verpflichtend, bitte füllen Sie jedoch so viele Angaben wie möglich aus.

Allgemeine Unternehmensdaten:

• Name des Unternehmens
• Geschäftsführer / Inhaber
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl, Ort, Land

Steuerliche Angaben:

• Umsatzsteuer-ID (sofern vorhanden)
• Steuernummer (falls keine Umsatzsteuer-ID vorhanden)
• Registergericht & Handelsregisternummer (nur bei Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder AGs)
• Ort des zuständigen Finanzamts (nur bei Einzelunternehmen und GbRs)

Bankverbindung:

• Kontoinhaber
• IBAN
• BIC
• Kreditinstitut

Kontaktdaten für Rechnungen:

• E-Mail-Adresse (optional)
• Telefonnummer (optional)
• Website (optional)

Rechnungslogo:

• Bild / Logo für die Rechnung (optional, aber empfohlen)

2. Support zur Freischaltung informieren

Dieser Step ist nur einmalig erforderlich, falls Sie bereits vor dem 15. Juli 2025 Kunde von ILOCA waren und die Funktion für Sie noch nicht aktiviert wurde.

Sobald alle Daten korrekt eingetragen wurden, senden Sie bitte eine kurze Nachricht an support@iloca.de
Wir aktivieren dann das neue System zur eigenständigen Bearbeitung der Rechnungs-Vorlage. Ab diesem Zeitpunkt können Sie die Rechnungs-Angaben jederzeit in Echtzeit anpassen.

Vorteil

• Sie können die Angaben, welche auf der Rechnungs-PDF abgebildet werden (inkl. Logo) jederzeit selbstständig anpassen – ganz ohne Support-Anfrage.
• Änderungen sind sofort wirksam und für alle zukünftigen Rechnungen gültig.

Voraussetzung für neues Rechnungsvorlagen-System erfüllt

Nun sind alle Daten für die Rechnungs-PDF vollständig, sodass Sie unser neues Rechnungsvorlagen-System aktivieren können.

Mit dem neuen System können Sie:

• die E-Mail-Vorlagen für den Rechnungsversand direkt im System bearbeiten
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisiert versenden, je nach Zahlungsstatus.

Unter folgendem Link finden Sie weitere Informationen sowie eine Anleitung für das genaue Vorgehen zur Umstellung: [https://support.iloca.de/hc/6570-iloca-umstellung-auf-das-neue-rechnungsversand-system/]